Témoignage Mâcon Habitat

Pouvez-vous vous présenter en quelques mots, Macon Habitat et la fonction que vous y exercez ?

Je suis Thomas Josuat-Vergès, j’ai intégré l’office en 2015 en tant que directeur financier, et je supervise également le quittancement des loyers, les charges, la régularisation des charges…

Mâcon Habitat est le bailleur social de l’agglomération du Mâconnais Beaujolais. C’est une entreprise de 112 personnes qui gère un parc de 6 848 logements, essentiellement situés sur la commune de Mâcon. Compte tenu de la réduction de loyer de solidarité, notre chiffre d’affaires des loyers a été de 25 millions d’euros en 2018.

Dans quel contexte avez-vous souhaité initier ce projet ?

Tout est parti du projet d’entreprise OPUS, le projet global de réorganisation de la société, que nous avons initié en 2016. Parmi les chantiers d’OPUS, il y avait la modernisation de nos outils de travail, mais aussi la recherche d’une plus grande proximité et d’une amélioration des relations avec nos clients et prospects.

Jusqu’alors, Mâcon Habitat avait deux agences pour les services de proximité, une au nord et l’autre au sud de Mâcon. Mais la direction commerciale, le contentieux et les transactions immobilières se trouvaient au siège de l’office. C’était parfois un peu confus pour les locataires, et cette dispersion ne facilitait pas la cohésion des équipes en interne. En outre, les locaux de nos deux agences étaient vétustes et peu engageants. Dans le cadre d’OPUS, nous avons donc décidé de réunir toutes les équipes du front office en un seul site, une agence unique, moderne et accueillante. Il ne resterait donc au siège que la direction générale et le back office. Mais très vite, nous avons réalisé que nous allions devoir laisser autre chose au siège : les archives.

Quels étaient les enjeux de ce projet ? Les bénéfices attendus ?

Les locaux dans lesquels nous avions décidé d’implanter notre nouvelle Agence n’étaient pas assez grands pour y transférer nos 70 mètres linéaires de dossiers locataires. Ceux-ci devraient demeurer au siège. Mais pour nous, il n’était pas question que les salariés de l’Agence soient obligés de prendre une voiture pour venir aux archives chaque fois qu’ils auraient besoin de consulter ou de vérifier un dossier.

La réponse à cette problématique était bien sûr la modernisation de notre outil de travail, avec la numérisation de nos archives et la mise en place d’une GED. Après un premier audit, nous avons conclu qu’il nous fallait une solution transversale, qui facilite l’accès à l’information au sein de chaque service, mais aussi son partage entre les services. C’est ce qui nous a conduit à chercher une solution externe par rapport à notre ERP, et finalement à travailler avec T2i.

Y-a-t-il eu un avant et un après Youdoc ?

Absolument ! En fait, sans la mise en place de Youdoc et de la numérisation de nos dossiers locataires, tout notre projet de création d’une Agence unique aurait été compromis. Nous avons inauguré notre Agence il y a maintenant un an et je pense que l’adoption de la GED a vraiment facilité la transition pour tous les collaborateurs. Et je ne parle pas que des collaborateurs de l’Agence. Au siège aussi, tout le monde apprécie la facilité avec laquelle on peut maintenant aller vérifier un document ou un chiffre dans un dossier locataire, par exemple pour préparer le quittancement des contrats qui viennent d’être signés.

Pourquoi avez-vous choisi le Groupe T2i ?

Nous avons réalisé une consultation pour choisir le prestataire qui nous accompagnerait dans la mise en place de cette GED, et la proposition du Groupe T2i s’est distinguée sur plusieurs points. Je pense tout d’abord à l’ergonomie du produit, qui était un facteur clé pour nous, mais également les différentes références de la société que nous avons pu vérifier. Le fait d’échanger avec des homologues d’autres offices parmi les bailleurs sociaux qui avaient adoptés la solution de T2i et en avait été satisfait a vraiment pesé dans notre décision. Par ailleurs, nous souhaitions investir non-seulement dans une solution, mais aussi dans un accompagnement à la conduite du changement et bénéficier de l’expérience de consultants qui avaient déjà travaillés sur la mise en place de ces dispositifs. Nous avons retrouvé cela chez T2i, avec des CV de personnes expérimentées, qui avaient notamment travaillé dans le secteur immobilier.

L’ergonomie du produit, les références, le profil des consultants, et de manière plus globale une proposition où l’on ressentait que le Groupe T2i avait bien compris quels étaient nos attentes et nos besoins, ont été les facteurs clés qui nous ont amenés à choisir ce prestataire.

Quelles sont les prochaines étapes de votre transformation digitale ?

La prochaine grosse étape sera la numérisation et l’archivage dans Youdoc de nos dossiers patrimoines : plans, documents de conception, garanties, emprunts, assurances et sinistres, etc. Une fois que les dossiers patrimoines auront rejoints les dossiers locataires dans la GED, on enchaînera sur le reste, avec les dossiers RH et le courrier, par exemple.

En ce qui concerne les factures, nous sommes déjà au point avec un workflow entièrement dématérialisé. Par contre, nous travaillons encore beaucoup avec du papier pour l’enquête SLS. Afin d’accélérer le traitement des formulaires, nous étudions la possibilité de passer à la LAD.

Enfin, il y a bien sûr la signature électronique des baux, que nous souhaitons mettre en place dès que nous aurons identifié une solution qui soit à la fois pratique pour les locataires et robuste sur le plan de la sécurité juridique.

Témoin : Thomas Josuat-Vergès pour Mâcon habitat

Solution du Groupe T2i utilisée : Youdoc

ERP en place : PortalImmo