Dématérialisation globale | Dématérialisez tous vos documents,
de leur acquisition à leur archivage en GED Une dématérialisation complète de tous vos documents pour une entreprise zéro papier
Une solution packagée pour une entreprise zéro papier
Youdoc propose une solution clé en main pour numériser en masse vos documents papier puis trier, stocker, gérer et partager vos données au sein de vos organisations. Une solution efficace pour une entreprise moderne et éco-responsable tout en réalisant des économies substantielles sur les coûts de traitements et d’archivage de vos données.
Youdoc est une solution modulaire et agile dédiée à l’optimisation de la gestion de vos documents. Elle s’intègre à vos applications de gestion, et facilite la vie des utilisateurs.
Youdoc Analyse capture, numérise, analyse et extrait les données du document, quel que soit son format et sa source. Doté d’une technologie d’Intelligence Artificielle, il est non-seulement en mesure d’indexer vos documents en Full-Text pour les déverser dans la GED, mais aussi et surtout capable de comprendre et d’interpréter leur contenu pour créer des rapports ne comprenant que les données essentielles !
Youdoc Gestion centralise vos contenus, améliore la traçabilité de vos documents et en assure la sécurité. Il vous assiste en maîtrisant vos flux documentaires. Gestion Electronique de Documents (GED), Youdoc Gestion est le référentiel de vos documents d’entreprise. Elle centralise vos informations en un point unique en simplifiant l’accès, le partage, la recherche et la collaboration.
Véritable outil de workflow, Youdoc Circulation est le complément indispensable de votre gestion documentaire. Les utilisateurs conçoivent, de manière personnalisée, agile et flexible, les étapes et les tâches à réaliser en y associant les documents et les utilisateurs souhaités.
Une solution packagée pour une entreprise zéro papier
Youdoc propose une solution clé en main pour numériser en masse vos documents papier puis trier, stocker, gérer et partager vos données au sein de vos organisations. Une solution efficace pour une entreprise moderne et éco-responsable tout en réalisant des économies substantielles sur les coûts de traitements et d’archivage de vos données.
Youdoc est une solution modulaire et agile dédiée à l’optimisation de la gestion de vos documents. Elle s’intègre à vos applications de gestion, et facilite la vie des utilisateurs.
Youdoc Analyse capture, numérise, analyse et extrait les données du document, quel que soit son format et sa source. Doté d’une technologie d’Intelligence Artificielle, il est non-seulement en mesure d’indexer vos documents en Full-Text pour les déverser dans la GED, mais aussi et surtout capable de comprendre et d’interpréter leur contenu pour créer des rapports ne comprenant que les données essentielles !
Youdoc Gestion centralise vos contenus, améliore la traçabilité de vos documents et en assure la sécurité. Il vous assiste en maîtrisant vos flux documentaires. Gestion Electronique de Documents (GED), Youdoc Gestion est le référentiel de vos documents d’entreprise. Elle centralise vos informations en un point unique en simplifiant l’accès, le partage, la recherche et la collaboration.
Véritable outil de workflow, Youdoc Circulation est le complément indispensable de votre gestion documentaire. Les utilisateurs conçoivent, de manière personnalisée, agile et flexible, les étapes et les tâches à réaliser en y associant les documents et les utilisateurs souhaités.
Une dématérialisation globale permet une reprise d’archives et une acquisition du flux continu automatisée. La gestion et la circulation des documents sont regroupées dans la GED pour travailler de manière collaborative. Elle consolide la valeur probante des archives numériques et s’intègre aux outils métiers, ERP, et toute autre solution tierces au sein de votre SI.
Pourquoi choisir une solution complète pour dématérialiser ses documents ?
Gains de productivité et d'efficacité
o Fluidification du parcours des informations
o Suppression des tâches de saisie manuelle
o Réduction de vos coûts opérationnels
Réduire vos coûts
Vous voulez réduire vos coûts d’exploitation, accélérer vos facturations ou règlements, améliorer votre productivité, tout en garantissant l’intégrité de vos contenus, la sécurité d’accès à vos informations et un très haut niveau de disponibilité ? Youdoc est conçu pour vous !
Rester compétitif
Courriers entrants, documents administratifs, factures, documents techniques, formulaires, documents qualités... sont autant de documents que vous traitez au quotidien. Comme de nombreuses entreprises, vous devez répondre de plus en plus rapidement aux demandes de vos clients, partenaires commerciaux, fournisseurs, collaborateurs pour rester compétitif.
Garder la maitrise de son patrimoine documentaire
o Recherche des documents facilitée
o Centralisation de votre patrimoine documentaire en un point unique
o Finies les salles d'archives !
Youdoc, 1 seule solution pour dématérialiser l’ensemble du cycle de vie du document
YOUDOC ANALYSE
Capture IA - LAD
Acquisition - IA | LAD
Plateforme d'acquisition de vos flux documentaires multi-canal, multi-flux, multi-usage, Youdoc Analyse index, analyse, et extrait les données essentielles de tous vos documents, quel que soit leur format et leur source.
Comprenant des moteurs d'Intelligence Artificielle et moteurs sémantiques, il est non-seulement en mesure d'indexer vos documents en Full-Text pour les déverser dans la GED, mais aussi et surtout capable de comprendre et d'interpréter leur contenu pour créer des rapports ne comprenant que les données essentielles !
YOUDOC GESTION
GED Collaborative
GED Collaborative
Gestion Electronique de Documents (GED), Youdoc Gestion est le référentiel de vos documents d’entreprise.
Il centralise vos informations en un point unique en simplifiant l’accès, le partage, la recherche et la collaboration tout en garantissant la sécurité des accès ainsi que la traçabilité des actions.
YOUDOC CIRCULATION
Workflows métiers
Workflows métiers
Véritable outil de workflow, Youdoc Circulation est le complément indispensable de votre gestion documentaire.
Il permet aux utilisateurs de concevoir, de manière personnalisée, agile et flexible, les étapes et les tâches à réaliser en y associant les documents et les utilisateurs souhaités.
Sa facilité d'utilisation vous permet d'avoir la main sur la gestion de vos workflows sans nécessairement faire appel à l'éditeur.
Une solution de dématérialisation, bien plus qu'une simple solution d'archivage !
Gestion et dématérialisation des documents, modification, recherche, indexation, signature éléctronique...
bien plus qu'une simple solution de stockage des documents !
Une GED transverse pour assainir et sécuriser son patrimoine documentaire
Une Gestion Électronique de Documents transverse est une réelle facilitatrice en entreprise, car le document, papier ou numérique, intervient dans tous les processus, pour tous les services et pour tous les utilisateurs, à chaque étape de son cycle de vie. (Lecture automatique des documents, Indexation full-text du contenu des documents, recherche, modification, signature électronique…)
Mais au-delà des aspects organisationnels, la GED et un projet de dématérialisation interviennent aussi dans la sécurisation et le contrôle de vos données ! Maitrise des délais de paiement, contrôle de la qualité, suivi et pilotage des processus, garantie de l’unicité du document, de sa sécurité d’accès… sont des aspects indispensables pour organiser son activité et maintenir un patrimoine documentaire sain.
Dématérialiser ses documents, par où commencer ?
Comme la plupart des entreprises, il est conseillé de commencer par un projet à fort ROI. Compte tenu de la prochaine dématérialisation fiscale des factures, la dématérialisation des factures fournisseurs semble le choix à privilégier.
Il vous faut toutefois profiter de ce premier pas vers la dématérialisation pour avoir une vision à plusieurs années, et d’ores et déjà anticiper la prochaine mise en place d’une GED ou de processus de workflow. Plus votre projet sera anticipé en amont, plus vous pourrez choisir des solutions en mesure de communiquer avec toutes les applications de votre SI, et ainsi en tirer le meilleur parti !
Contactez-nous !
Une Gestion Électronique de Documents transverse : tous vos documents métiers centralisés en un point unique !
Assainir, sécuriser et anticiper pour un patrimoine documentaire optimisé
La Gestion Electronique de Documents (GED) transverse est une solution essentielle pour faciliter la gestion des courriers, des documents papier et numériques, ainsi que la gestion de l’information dans tous les processus, services et pour tous les utilisateurs d’une entreprise. Elle offre des gains de productivité importants en éliminant les tâches manuelles, en automatisant les processus métiers et en améliorant l’efficacité des collaborateurs. La solution de GED Youdoc assure la sécurisation et le contrôle des données, ce qui est essentiel pour maintenir un patrimoine documentaire sain.
La GED va au-delà de l’archivage numérique. Elle centralise les documents d’entreprise et facilite la recherche, l’indexation, le partage et la collaboration. Les solutions de GED les plus complètes intègrent également des fonctionnalités bureautiques complémentaires, telles que l’acquisition multi-canal et multi-source des documents, ainsi que des processus de validation ou de workflow.
Pour entamer la dématérialisation des documents, il est recommandé de commencer par un projet à fort retour sur investissement, tel que la dématérialisation des factures fournisseurs. Toutefois, il est important d’avoir une vision à long terme et d’anticiper la mise en place future d’une solution de GED ou de processus de workflow. En anticipant, vous pourrez choisir des solutions compatibles et interopérable avec toutes les applications du système d’information de votre entreprise, afin d’en tirer le meilleur parti.
En plus de l’organisation, de la recherche et de la centralisation, une Gestion Électronique de Documents devient également un complément indispensable avec l’obligation légale de la dématérialisation fiscale prévue entre 2024 et 2026. Toutes les entreprises devront utiliser la facturation électronique au format « Factur-X » via le Portail Public de Facturation (PPF) pour sécuriser la collecte de la TVA, conformément à la Loi de Finances 2020. En alliant la GED Youdoc Gestion à Youdoc Analyse ou une PDP, vous avez la garantie de la conformité de toutes vos factures électroniques !
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