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La Gestion Électronique de Documents (GED) transverse est une solution essentielle pour gérer les courriers, les documents papier et numériques, ainsi que l’information dans tous les processus, services et pour tous les utilisateurs d’une entreprise. Elle offre des gains de productivité importants : suppression des tâches manuelles, automatisation des processus métiers et meilleure efficacité des collaborateurs. La solution de GED Youdoc assure la sécurisation et le contrôle des données, un élément essentiel pour maintenir un patrimoine documentaire sain.
La GED va bien au-delà de l’archivage numérique. Elle centralise les documents d’entreprise et facilite leur recherche, leur indexation, leur partage et la collaboration entre équipes. Les solutions de GED les plus complètes intègrent aussi des fonctionnalités complémentaires : acquisition multi-canal et multi-source des documents, processus de validation et de workflow.
Pour démarrer un projet de dématérialisation, il est recommandé de commencer par un cas d’usage à fort retour sur investissement, comme la dématérialisation des factures fournisseurs. Il reste toutefois important d’avoir une vision à long terme et d’anticiper la mise en place future d’une solution de GED ou de workflow. Cette anticipation permet de choisir des solutions compatibles et interopérables avec l’ensemble des applications du système d’information de l’entreprise, pour en tirer le meilleur parti.
Au-delà de l’organisation, de la recherche et de la centralisation, la Gestion Électronique de Documents devient un complément indispensable face à l’obligation légale de la dématérialisation fiscale, prévue entre 2026 et 2027. Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures électroniques au format structuré (Factur-X, UBL ou CII) via une Plateforme Agréée (PA), conformément à la Loi de Finances 2020. En associant la GED Youdoc Gestion à Youdoc Analyse ou à une PA, vous garantissez la conformité de toutes vos factures électroniques.
