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Une GED en 2022 : Bien plus qu’une simple solution d’archivage !

En précipitant la mise en place du télétravail généralisé, la période de confinement a mis en évidence non seulement les bénéfices de la dématérialisation et de la gestion électronique de documents (GED) au sein des Entreprises, mais aussi le besoin d’une digitalisation complète et transverse à tous les services !

Une GED transverse pour assainir et sécuriser son patrimoine documentaire

Une Gestion Électronique de Documents transverse est une réelle facilitatrice en entreprise, car le document, papier ou numérique, intervient dans tous les processus, pour tous les services et pour tous les utilisateurs.

Une GED vous offre ainsi des gains de productivité non-négligeables, avec la suppression des saisies manuelles, l’automatisation de vos processus métiers, ou encore une amélioration nette de l’efficacité de vos collaborateurs, pour la recherche et le classement notamment.

Mais au-delà des aspects organisationnels, la GED intervient aussi dans la sécurisation et le contrôle de vos données ! Maitrise des délais de paiement, contrôle de la qualité, suivi et pilotage des processus, garantie de l’unicité du document, de sa sécurité d’accès… sont des aspects indispensables pour organiser son activité et maintenir un patrimoine documentaire sain.

Une obligation légale au-delà d’un choix de gestion

Au-delà d’un choix de gestion, la GED devient un sujet prioritaire pour votre organisation avec l’arrivée très prochaine de la dématérialisation fiscale obligatoire entre 2024 et 2026.

Inscrite dans la Loi de Finances 2020, la facturation électronique obligera toutes les entreprises à systématiquement émettre et recevoir les factures B2B au format « Factur-X » en passant par le Portail Public de Facturation (PPF) qui fera le lien avec l’Administration Fiscale, pour sécuriser la collecte de la TVA.

La GED : bien plus qu’une simple solution d’archivage

Une Gestion Électronique de Document ne se limite pas à une simple solution d’archivage numérique. Elle a en effet pour vocation de devenir le référentiel de vos documents d’entreprise en centralisant vos documents, facilitant la recherche, l’indexation, le partage et la collaboration.

Mais les GED les plus complètes intègrent aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités complémentaires qui couvrent l’ensemble du cycle de vie de vos documents, avec l’acquisition multi-canal et multi-source de tous vos documents, ou encore des processus de circuits de validation ou « workflow ».

Dématérialiser ses documents, par où commencer ?

Comme la plupart des entreprises, il est conseillé de commencer par un projet à fort ROI. Compte tenu de la prochaine dématérialisation fiscale des factures, la dématérialisation des factures fournisseurs semble le choix à privilégier.

Il vous faut toutefois profiter de ce premier pas vers la dématérialisation pour avoir une vision à plusieurs années, et d’ores et déjà anticiper la prochaine mise en place d’une GED ou de processus de workflow. Plus votre projet sera anticipé en amont, plus vous pourrez choisir des solutions en mesure de communiquer avec toutes les applications de votre SI, et ainsi en tirer le meilleur parti !

 

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