En route vers une dématérialisation fiscale obligatoire : factures, TVA et délais de paiements

Nombreuses sont les entreprises qui ont d’ores et déjà fait le choix de recevoir ou d’émettre leurs factures de manière 100% dématérialisée. Au-delà d’un choix de gestion, ce mode de fonctionnement est une nécessité pour rester compétitif. Un nouveau pas a été franchi vers le 100% numérique puisque la dématérialisation fiscale B2B, via la Factur-X, deviendra progressivement obligatoire à partir du 1^er juillet 2024.

Dématérialisation fiscale à horizon 2024 : une obligation, au-delà d’une nécessité

Si aujourd’hui une facture dématérialisée en B2B ne peut être émise que « sous réserve d’acceptation du destinataire », toutes les entreprises auront à partir du 1^er juillet 2024 l’obligation d’accepter les factures dématérialisées émises par leurs fournisseurs.

Un procédé qui va tendre à se normaliser puisque dès 2024 pour certaines grandes entreprises, et à partir du 1^er janvier 2026 pour l’ensemble des entreprises, les factures devront être obligatoirement émises de manière dématérialisée, et passeront par le Portail Public de Facturation en flux direct ou indirect.

A compter de 2026, l’ensemble des entreprises devra donc être équipé et en mesure de traiter et émettre le format de facture dématérialisée règlementaire : la Factur-X.

La Factur-X : qu’est-ce que c’est ?

Afin de réglementer et centraliser les factures émises et reçues sur le territoire national dans le cadre d’une dématérialisation fiscale globale, la France s’est arrêtée sur un format standard pour harmoniser les processus.

La « Factur-X » est un type de fichier dit « hybride » puisqu’il contient la facture au format PDF ainsi qu’au format XML. Pour vulgariser, ce fichier unique sera donc lisible par des humains au travers du PDF, mais aussi et surtout très rapidement traité par des solutions de gestion par le biais du XML.

En réalité, et pour aller plus loin, dans une facture hybride « Factur-X », il existe 5 formats XML contenant du minimum de données obligatoires, au maximum de données, comme les lignes. C’est le fournisseur qui décidera. Youdoc Analyse aura la capacité d’extraire des informations qui ne seraient pas présentes dans le format XML de base, et pourra ainsi exploiter l’entièreté des données relatives à la facture.

Ce type de fichier a notamment été choisi pour son faible coût et sa facilité de mise en place, y compris pour les petites et moyennes entreprises. Le format permettra également une facilité de traitement et de contrôle par l’administration fiscale.

Dans quel but ?

Hormis les questions de lutte contre la fraude à la TVA, les objectifs de cette nouvelle réglementation en matière de dématérialisation fiscale sont multiples, et sont, pour la plupart, les mêmes que ceux qui ont motivé les entreprises à opter pour des solutions de dématérialisation avant cette nouvelle norme :

• Réduction des coûts fonctionnels liés à la gestion des factures
• Meilleur suivi et meilleure traçabilité de l’avancée des paiements pour l’entreprise et également pour l’administration fiscale
• Réduction de l’utilisation de papier, représentant aujourd’hui encore en France plusieurs centaines de millions de factures par an
• …

Comment être en conformité au sein de mon organisation ?

De nombreuses solutions existent sur le marché. Néanmoins, selon la dimension de votre organisation, le projet doit être largement anticipé afin de garantir la conformité au moment de l’officialisation de cette règlementation. Il est important de se faire accompagner par un partenaire informatique expérimenté qui saura vous conseiller en fonction de la taille de votre entreprise et votre volumétrie de facture annuelle. N’hésitez pas à contacter les équipes Youdoc, une solution éprouvée sur le marché, qui recense déjà plus de 250 000 utilisateurs !

A noter également que la facture originelle étant numérique, il est fortement conseillé de bénéficier d’une Gestion Electronique de Document pour conserver de manière pérenne et légale ces factures. Adieu les factures papiers et les salles d’archives !

Je suis déjà utilisateur de Youdoc, la solution est-elle aux normes ?

Pour les factures d’achat, une entreprise recevra entre 2024 et 2026 différents formats de factures, suivant la taille de l’entreprise émettrice : format numérique hybride « Factur-X », simple signé, ou format papier. Dans les faits, dès à présent un fournisseur peut envoyer des factures numériques hybrides « Factur-X » qui sont considérées comme des factures numériques simples si le format XML n’est pas utilisé.

Youdoc propose d’ores et déjà des fonctionnalités dédiées en mode Web pour recevoir et analyser cette mixité de formats de factures afin d’extraire les informations nécessaires aux connecteurs métier facture, aux processus de validation et à l’archivage dans la GED. Ainsi, cette période de transition sera totalement transparente pour les clients équipés.

Sources :

Fédération Nationale de la Facturation Electronique https://fnfe-mpe.org/

Légifrance : Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction – Légifrance (legifrance.gouv.fr)