Youdoc, la GED DÉDIÉE AU TRANSPORT & À LA LOGISTIQUE

Avec Youdoc collectez, contrôlez, partagez et signez vos documents en toute sécurité !

La dématérialisation de documents tels que les factures fournisseurs, lettres de voitures, conventions CMR, documents douaniers, certificats matières, contrôles techniques etc..  est simplifiée avec l’utilisation d’une GED, Gestion Électronique de Document

Youdoc vous offre d’une part, une GED dédiée au transport, mais aussi une intégration à votre environnement applicatif avec une reconnaissance automatique et rapide de vos contenus de manière quasi instantanée, grâce aux technologies d’Intelligence Artificielle.

Une GED dédiée au transport qui s’adapte à vos besoins

Disponible en mode Saas, On Premise ou souscription, sur tous les appareils et tous les moteurs de recherche, Youdoc est une solution de T2i qui facilite la vie des utilisateurs et des directions fonctionnelles. Avec de nombreuses références actives dans le domaine du transport et de la logistique, Youdoc se démarque notamment par son intégration aux ERP et logiciels de gestion du secteur (Sage, Sage X3, Akanea, Cegid, Qualiac…).

Digitaliser ses documents pour gagner en efficacité

« La GED est vite apparue indispensable pour d’une part avoir une meilleure traçabilité des factures depuis leur arrivée dans la société jusqu’au paiement, mais également pour bénéficier d’une meilleure accessibilité aux documents. On a changé de siècle en quelques mois. On traite plus de factures, en moins de temps, et avec un gain de qualité indéniable ! » souligne Jesuino DA PAIXAO, Responsable Administratif chez Sealogis.

L’interopérabilité, enjeu majeur pour tirer le meilleur parti de son système d’information

« Les factures sont réceptionnées par email et envoyées dans Youdoc pour traitement et création des lots. Après validation, elles repartent vers le TMS. Si les règles sont validées, les factures s’appairent et s’enregistrent automatiquement. Les temps de traitement sont optimisés, et il n’est plus utile de traiter les documents manuellement pour les passer d’un système à l’autre » explique Jesuino DA PAIXAO.

Les chiffres clés du projet de GED transport Youdoc pour Sealogis

• Traitement automatisé de 180 000 factures par an
• Connexion au TMS Akanéa (Elite) ainsi qu’à Wintruck et à Microsoft Dynamics AX
• 46 utilisateurs quotidiens

Une GED transverse pour assainir et sécuriser son patrimoine documentaire

Une Gestion Électronique de Documents transverse est une réelle facilitatrice en entreprise, car le document, papier ou numérique, intervient dans tous les processus, pour tous les services et pour tous les utilisateurs, à chaque étape de son cycle de vie. (Lecture automatique des documents, Indexation full-text du contenu des documents, recherche, modification, signature électronique…)

Mais au-delà des aspects organisationnels, la GED et un projet de dématérialisation interviennent aussi dans la sécurisation et le contrôle de vos données ! Maitrise des délais de paiement, contrôle de la qualité, suivi et pilotage des processus, garantie de l’unicité du document, de sa sécurité d’accès… sont des aspects indispensables pour organiser son activité et maintenir un patrimoine documentaire sain.

Dématérialiser ses documents, par où commencer ?

Comme la plupart des entreprises, il est conseillé de commencer par un projet à fort ROI. Compte tenu de la prochaine dématérialisation fiscale des factures, la dématérialisation des factures fournisseurs semble le choix à privilégier.

Il vous faut toutefois profiter de ce premier pas vers la dématérialisation pour avoir une vision à plusieurs années, et d’ores et déjà anticiper la prochaine mise en place d’une GED ou de processus de workflow. Plus votre projet sera anticipé en amont, plus vous pourrez choisir des solutions en mesure de communiquer avec toutes les applications de votre SI, et ainsi en tirer le meilleur parti !