Témoignage de Malherbe

Les Transports Malherbe fluidifient la gestion de leurs factures fournisseurs grâce au Groupe T2i

Malherbe, troisième transporteur français de marchandises générales en lots et groupage avec un réseau de 20 agences en France, un parc de 750 véhicules et plus de 2 000 clients, a mis en place la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i, éditeur de logiciels et opérateur de services.

Cette application a permis, d’une part, de fluidifier l’ensemble du processus de dématérialisation des factures fournisseurs et des documents annexes, et d’autre part, d’optimiser le processus interne de validation de factures.

La volumétrie globale de ce projet est de 110 000 factures et 180 000 documents annexes reçus annuellement pour 21 000 fournisseurs actifs en 2013.

• Les factures fournisseurs de Malherbe sont réparties en 3 groupes distincts et intégrées à 3 ERP différents :
• Les frais généraux, soit plus de 13 000 par an, intégrés à l’ERP SAGE X3-v5.
• Les opérations de maintenance et d’entretien des véhicules, soit plus de 5 000 factures par an, intégrées à l’ERP SIP 2 d’Infoparc.
• Les activités d’affrètement, soit 80 000 factures annuelles, intégrées à l’ERP Ulysse de GFI Informatique.

Pour accompagner la réorganisation du Service Comptabilité Fournisseurs de Malherbe, le Groupe T2i a donc mis en place un processus de dématérialisation des factures fournisseurs, intégré aux différents ERP. Ces factures et documents annexes sont ensuite archivés en GED (Gestion Electronique de Document) pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire.

« Dans une logique d’optimisation des coûts souhaitée par notre direction début 2013, nous avons consulté les principaux éditeurs du marché afin de mettre en place une nouvelle solution de dématérialisation des factures fournisseurs au sein de Malherbe. Les équipes du Groupe T2i ont bien cerné notre demande et ont répondu, de manière très concrète et complète, à notre cahier des
charges en nous proposant une solution adaptée et évolutive répondant à nos besoins » indique Sylvie Chéri dit Lenault, Directrice Administrative des Transports Malherbe.

Le projet de dématérialisation a débuté en janvier 2014. La solution est opérationnelle depuis fin juillet 2014 pour les factures de frais généraux et les activités de maintenance et d’entretien des véhicules. L’application pour les factures des activités d’affrètement est actuellement en phase de déploiement et sa mise en place devrait être achevée à la fin de l’année.

Ce projet a nécessité la mobilisation d’une équipe de 4 personnes. Les services concernés, qui représentent au total 35 utilisateurs quotidiens dont les 20 responsables d’agence, ont été formés. De plus, un transfert de compétences a été opéré par le Groupe T2i auprès des équipes informatiques Malherbe pour l’installation et la maintenance des solutions déployées.

« Mieux intégrée, plus simple, notamment pour la partie capture, la solution nous a permis de mettre en place une nouvelle organisation plus performante » indique Carole Forster, Responsable Comptabilité Fournisseurs des Transports Malherbe.

Une collaboration étendue à un projet Extranet

Un projet de mise à disposition de document (ordre de transport) pour les clients, via un Extranet, est également en cours de déploiement afin de fluidifier les échanges.

Malherbe souhaite également faire intervenir le Groupe T2i dans de nouveaux projets comme le Coffre-fort Electronique Individuel, les processus de gestion des courriers et des notes de frais.

« Même si les bénéfices ne sont pas encore quantifiables, nous avons d’ores et déjà constaté une meilleure gestion quotidienne des factures ainsi qu’une fluidité du circuit de validation, notamment grâce à une ergonomie améliorée pour les équipes. En résumé, une solution qui répond parfaitement à nos besoins et qui va nous aider dans notre stratégie de développement » conclut Sylvie Chéri dit Lenault.