Qu'est-ce que la GED ou Gestion Electronique de Documents ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système qui permet de gérer, stocker et accéder à des documents numériques de manière centralisée et sécurisée. Elle englobe l’ensemble des processus et des technologies utilisés pour numériser ou acquérir des documents, les organiser dans une base de données, et les rendre accessibles via des outils de recherche performants.

En plus de réduire la dépendance au papier, la GED facilite la gestion documentaire en automatisant des tâches comme le classement, l’archivage, et la distribution des documents.

Une solution de gestion documentaire est essentielle pour améliorer l’efficacité opérationnelle des entreprises, en offrant un accès rapide et sécurisé aux informations, tout en garantissant leur conformité aux normes légales.

La mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) offre un retour sur investissement (ROI) significatif pour les entreprises.

Ce ROI se manifeste par des économies directes, telles que la réduction des coûts liés à l’impression, au stockage physique, et à l’archivage papier. De plus, la GED optimise les processus internes en automatisant des tâches répétitives, ce qui réduit le temps consacré à la recherche et au traitement des documents, augmentant ainsi la productivité des employés.

Les gains en efficacité permettent non seulement de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée, mais aussi de minimiser les erreurs humaines, ce qui peut avoir un impact positif sur la qualité des services ou produits offerts. Enfin, la GED améliore la conformité réglementaire et la sécurité des informations, réduisant ainsi les risques de sanctions et de pertes de données.

Tous ces facteurs contribuent à un ROI favorable, rendant la GED un investissement stratégique pour la transformation numérique de l’entreprise.

Une solution GED ne se contente plus de simplement numériser et stocker des documents. Elle intègre aujourd’hui des fonctionnalités avancées qui en font un outil central de la gestion des informations, pour traiter l’ensemble du cycle de vie des documents :

• Workflow de validation : Un workflow documentaire automatise le processus de validation des documents, réduisant ainsi les délais et les erreurs humaines.
• Archivage sécurisé : Garantit la conservation des documents sur le long terme tout en respectant les normes légales en vigueur.
• Recherche Full-Text (Plein texte) : Permet de retrouver un document à partir de n’importe quel mot ou phrase qu’il contient, grâce à l’OCR.
• Gestion des accès : Assure que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains documents sensibles.
• Intégration avec d’autres systèmes : La GED peut s’intégrer à d’autres logiciels d’entreprise, comme les ERP (Enterprise Resource Planning) ou les CRM (Customer Relationship Management), pour une gestion plus fluide des données.
• Intelligence Artificielle, comme dans tous les domaines, elle intervient notamment lors de l’acquisition du documents, pour une meilleure reconnaissance, proche de 100%, mais aussi et surtout exploiter des documents jusqu’alors inexploitables de manière automatique.
  

Adopter une solution GED offre plusieurs avantages stratégiques qui permettent aux entreprises de se démarquer de la concurrence :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : La GED permet de réduire les tâches administratives répétitives, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des risques : En sécurisant les documents et en assurant leur traçabilité, la GED aide les entreprises à se conformer aux régulations et à éviter les pertes de données.
• Flexibilité et scalabilité : Une solution GED peut évoluer avec l’entreprise, en s’adaptant à la croissance des volumes de documents et des utilisateurs.
• Amélioration de la collaboration : En facilitant l’accès aux documents depuis n’importe quel endroit, la GED favorise le travail collaboratif, essentiel dans un contexte de télétravail croissant.