Les 5 erreurs à ne pas commettre pour réussir son projet de GED !

Objectif zéro papier : les erreurs à ne pas commettre pour réussir son projet de GED en entreprise

Télétravail, productivité, législation…les raisons de dématérialiser vos documents sont nombreuses. Mais quelles sont les erreurs à éviter ?

Adhésion des collaborateurs, conduite du changement, interopérabilité des solutions, transfert de compétences, valeur légale du document électronique… toutes ces notions font partie intégrante d’un projet de GED en entreprise, et représentent autant de facteurs clés de succès qui ne doivent en aucun cas être négligés !

Erreur #1 : Penser qu’un projet de GED n’est pas un projet d’entreprise

La mise en place d’une Gestion Électronique de Documents est un projet d’entreprise à plusieurs niveaux.

Un projet de GED doit prendre en compte les besoins immédiats, mais également anticiper les futurs besoins de l’entreprise en matière de transformation digitale. Mettre en place un projet de dématérialisation des factures c’est bien, mais penser à la suite de sa transformation numérique avec un horizon de 2 à 3 ans c’est encore mieux !

La GED doit être vue non pas comme un outil, mais comme un moyen d’atteindre les objectifs liés à la stratégie de l’entreprise. Il faut donc envisager, au moment de la mise en place d’une GED, que celle-ci servira à activer certains leviers stratégiques plus globaux, selon des objectifs fixés par les différentes directions de votre organisation.

Enfin, une GED est aussi un projet d’entreprise du point de vue de l’Humain. En impliquant des utilisateurs et des directions métiers dans le choix de l’outil final, ceux-ci seront beaucoup plus impliqués dans le projet et la conduite du changement sera grandement facilitée.

Erreur #2 : Négliger la politique d’archivage lors de la création du cahier des charges

La politique d’archivage se définit par l’identification du périmètre et des règles qui seront appliquées au stockage dématérialisé des documents. En appliquant une politique d’archivage claire et structurée, l’utilisation de la GED au quotidien s’en verra grandement améliorée. Il faut donc se poser les bonnes questions avant la mise en place d’une gestion documentaire.

Dans ce contexte, ces questions concernent également les notions de conformité aux lois sur la protection des données. Chaque document archivé doit en effet être qualifié avec sa durée de conservation, son niveau de confidentialité, et ses métadonnées.

Erreur #3 : Sous-estimer l’acquisition de documents

Généralement, les fonctionnalités de sécurisation, circulation et traçabilité des actions sont bien traitées au sein d’une GED. En revanche, l’aspect de l’acquisition des documents est souvent sous-estimé. Il est pourtant essentiel car pour être réellement efficiente, la GED doit être alimentée.

Cette alimentation nécessite une solution d’acquisition permettant de traiter les documents papiers, quels qu’ils soient, mais aussi d’automatiser la récupération et le classement des documents numérisés déjà présents sur un serveur de fichier ou arrivant dans les boîtes mails. Avant la mise en place d’une GED, il faut donc bien envisager la multiplicité de contextes dans l’acquisition des documents.

Erreur #4 : Penser que la dématérialisation est un processus unique

Lors de la mise en place d’une GED, il faut visualiser la projection du cycle de vie du document, de sa création à sa suppression. Comment ce document sera-t-il numérisé ? Comment sera-t-il géré ou modifié le cas échéant ? Comment le faire circuler ?

Pour bénéficier d’une politique d’archivage cohérente, 3 piliers sont donc nécessaires pour couvrir l’ensemble de ce cycle de vie : l’Acquisition, qui numérise ou intègre vos documents dans la GED, la Gestion, qui va vous permettre de rechercher, consulter, ou modifier vos documents le cas échant, et la Circulation, qui servira à mettre en place des flux documentaires automatisés en fonction des processus de votre organisation.

Erreur #5 : Oublier l’interopérabilité

Pour finir, les organisations sont dotées de plus en plus de logiciels (ERP métier, solution de comptabilité, solution RH…). Pour la mise en place d’une GED, qui est vouée à stocker et traiter l’entièreté des ressources documentaires de l’entreprise, il est donc nécessaire de s’assurer que cette solution soit capable d’interagir avec le SI en place, et toutes les applications métiers de l’entreprise.

En général, les GED sont intégrées avec le SI à partir d’interface via le catalogue d’API disponible ou simplement par échange de fichier et d’URL. Cela permet dans toutes les configurations de faciliter l’intégration de la GED dans le SI en place.

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