Pourquoi se limiter à la seule dématérialisation des factures ne suffit pas ?

Avec l’entrée en vigueur à venir de la dématérialisation fiscale obligatoire, nombreuses sont les organisations qui se ruent vers la première solution pour leur mise en conformité, bien souvent des solutions verticalisées, développées uniquement pour répondre à un besoin précis. Toutefois, la précipitation liée à une « problématique de l’instant » est rarement à l’origine de choix judicieux. Pour ce type de projets d’entreprise, qui sont souvent des investissements conséquents, c’est bien l’anticipation qui doit être le maître mot.

Un projet de GED doit prendre en compte les besoins immédiats, mais également anticiper les futurs besoins de l’entreprise en matière de transformation digitale. Mettre en place un projet de dématérialisation des factures c’est bien, mais penser à la suite de sa transformation numérique, c’est encore mieux !

Les factures, 1^er poste de ROI de la dématérialisation… pour l’instant !

Nous conseillons souvent, et à juste titre, de commencer un projet de dématérialisation globale par le traitement des factures fournisseurs, car il s’agit d’un poste à fort retour sur investissement. Mais les factures ne sont pas les seules concernées ! Ce fort potentiel ROI concerne l’ensemble des documents qui génèrent des volumes conséquents et continus de stockage papier, et de perte de temps dans le traitement ou la recherche.

Avec une solution complète et modulaire, on met en place une dématérialisation globale « pas à pas », en commençant par un poste prioritaire, comme celui des factures, mais en anticipant d’ores et déjà tous les besoins des différents services. Cela permet à la Direction de lisser ses coûts financiers dans le temps, mais également aux Collaborateurs de se l’approprier petit à petit, en être les ambassadeurs en interne, pour faciliter la conduite du changement.

Par la suite, et dans le cas d’une solution complète et transverse, une fois le socle technique en place et amorti, vous n’avez plus qu’à choisir quelle sera votre prochaine étape de dématérialisation et l’implémenter à moindre coût.

Attention à la multiplicité d’outils !

Les organisations sont aujourd’hui dotées de plus en plus de logiciels (ERP métier, solution de comptabilité, solution RH…). Pour la mise en place d’une GED, qui est vouée à stocker et traiter l’entièreté des ressources documentaires de l’entreprise, il est donc nécessaire de s’assurer que cette solution soit capable d’interagir avec le SI en place, et toutes les applications métiers de l’entreprise.

Un projet de GED ne doit pas être opportuniste et contraint par les réglementations à court terme, car c’est le meilleur moyen pour se retrouver à l’avenir avec une multitude de solutions mises en place pour des besoins précis, avec donc une multitude de paramétrages et de connexions à réaliser et par extension des coûts élevés pour l’entreprise.

Une GED d’entreprise ne révèle tous ses bénéfices que si elle est transverse, globale et adaptée à toutes les typologies de documents. L’interopérabilité de la solution, pour les mêmes raisons, est également essentielle.

Aujourd’hui les factures… mais demain ?

Au-delà des bénéfices qu’apporte la dématérialisation en termes de productivité et d’efficacité, les organisations pourraient de plus en plus faire face à des pressions légales dans le domaine. A l’heure où nous écrivons cet article, les factures et les bulletins de paie sont les principaux documents concernés par la dématérialisation dans les organisations.

Nous pouvons donc envisager sans prendre trop de risque que la dématérialisation des documents a de grandes chances de devenir de plus en plus encouragée et généralisée, voire même obligatoire. La généralisation d’outils comme la signature électronique ou la valeur probante ouvrent de nombreuses portes en ce sens, avec par exemple la dématérialisation des contrats, des procès-verbaux, Certificat d’Immatriculation, des pièces d’identité, …etc.

Choisir une solution verticalisée pour dématérialiser ses factures, c’est se contraindre à devoir doubler son investissement (temporel, énergique et financier) pour une seconde solution lorsque la législation évoluera, sans parler de l’évolution des besoins des organisations.

Anticiper sa transformation digitale à l’échelle de l’entreprise à long-terme avec une GED transverse

La GED doit en effet être vue non pas comme un outil, mais comme un moyen d’atteindre les objectifs liés à la stratégie de l’entreprise. Il faut donc envisager au moment de la mise en place d’une GED que celle-ci servira, bien plus qu’à une simple mise en conformité, à activer certains leviers stratégiques plus globaux, selon des objectifs fixés par les différentes directions de votre organisation.

Au-delà de la simple mise en conformité, une GED complète doit servir à réduire ses coûts de fonctionnements, et dans certains cas compenser un manque de ressources. L’amélioration des processus et l’automatisation des taches accompagnée d’une Gestion Électronique de documents sont des composants essentiels d’une stratégie réussie pour y parvenir.

Une gouvernance et une gestion des processus agiles sont indispensables pour maintenir l’efficacité et la flexibilité, surtout au sein d’équipes réparties géographiquement, comme dans le cas du télétravail ou de plusieurs agences dispersées sur différents territoires. En matière de gestion documentaire, cela englobe bien plus que la simple gestion des factures : gestion du courrier, des contrats, et des documents administratifs…etc. Cette gouvernance requiert un outil de GED complet et transverse, en mesure de prendre en charge toutes les typologies de documents.

En conclusion il faut aborder un projet de dématérialisation des documents avec une approche globale, choisir une solution capable de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise et couvrant tout le cycle de vie du document de l’acquisition à sa circulation et son stockage, tout en démarrant petit, et avec approche pragmatique, comme par exemple avec les factures.