L’archivage à valeur probante : quelles mesures techniques et organisationnelles ?

Dès l’instant où un document est numérisé se pose la question de sa recevabilité juridique donc de sa valeur probante. Pour l’obtenir, l’entreprise devra mettre en œuvre un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles.

L’archivage légal est aujourd’hui encadré par un cadre légal et normatif complet (norme NF Z 42-013 en France et ISO 14641-1 à l’international), qui s’est développé simultanément à l’avènement de la dématérialisation des documents. Des normes qui concernent les mesures qu’il convient de mettre en œuvre pour que l’archivage d’un document numérique ait une valeur probante. Ce cadre réglementaire fournit aux entreprises les outils nécessaires pour les rassurer au sujet de l’archivage électronique. Il peut néanmoins être sujet à interprétation. Pour limiter le risque juridique, voire le réduire à néant, l’entreprise se doit d’adapter les mesures techniques et organisationnelles liées à son processus d’archivage électronique en fonction de la valeur de son ou de ses documents (factures, contrats, bulletins de paie, …).

La politique d’archivage, clé de voûte de la valeur probante du document électronique

La mise en place d’un système d’archivage électronique doit être envisagée comme un véritable projet d’entreprise. Pour mettre en œuvre sa politique d’archivage, l’entreprise devra au préalable définir le périmètre de la dématérialisation et les règles de gestion, analyser les documents et structurer les archives, le tout en fonction de la typologie des documents, de leur niveau de confidentialité et de sécurisation, mais également des métadonnées qui y sont associées et de leur durée de conservation légale.

Les trois piliers du projet

Sécuriser un document et assurer sa valeur probante suppose de s’appuyer sur trois piliers essentiels : sa documentation, son intégrité et sa pérennité.

• La documentation permet de définir précisément le périmètre du projet, la politique d’archivage, son organisation et les acteurs impliqués. « Si l’entreprise souhaite mettre en place une solution d’archivage électronique à valeur probante, il est nécessaire que le système soit documenté au niveau infrastructure, logiciel et procédure. Elle peut se faire accompagner par un prestataire afin de la sensibiliser sur sa politique d’archivage. Il est également indispensable que l’éditeur de logiciel choisi pour l’accompagner dépose ses codes sources auprès d’un prestataire externe comme par exemple l’Agence pour la Protection des Programmes (APP), qui soit en mesure de les lui restituer en cas de soucis avec sa solution d‘archivage ».

• Afin de donner une valeur légale d’un document, il est nécessaire de garantir son intégrité, notamment en mettant en œuvre des technologies de signature électronique avec l’appui de tiers de confiance. Ces solutions de signature électronique, certifiées par L’ANSII (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) embarquent un système de cryptographie qui permet de calculer l’empreinte du document et ainsi de garantir son infalsifiabilité et son authenticité. Elles intègrent également un système d’horodatage, qui garantit quant à lui la date de création et le versement du document dans le système d’archivage électronique. Il est également important d’assurer une traçabilité des interventions sur le document et de les « journaliser », afin d’être en mesure de retracer toute la vie du document.

• Enfin il convient d’assurer la pérennité du document et de sa valeur probante pendant toute sa durée de vie. Cela passe en premier lieu par la sécurisation des documents (environnement sécurisé, gestion des droits d’accès, garantie de lisibilité des documents). Il est également nécessaire de s’assurer que toutes les règles de sécurisation ne puissent être changées, notamment en optant pour « le principe des quatre yeux » (une personne demande une modification et une autre personne applique la modification). Enfin, il faut mettre en place un calendrier de conservation, tenant compte des obligations réglementaires et de leurs évolutions et réaliser des audits réguliers sur le bon respect des procédures.

Une équipe transverse

Comme tout projet d’entreprise, une politique d’archivage est menée et pilotée par une équipe composée de différents acteurs et responsables : la direction générale qui approuve le projet, un responsable de la gestion des documents (Record Manager) qui sera le garant de la politique d’archivage et le maître d’œuvre du projet, la direction informatique en charge de la maîtrise d’ouvrage des moyens informatiques et de la protection des données, les directions opérationnelles et enfin, un auditeur en charge de veiller au respect des normes (RGPD, CNIL…). En externe, l’entreprise aura tout intérêt à s’appuyer sur un partenaire spécialisé dans l’archivage électronique à valeur probante qui soit capable de lui apporter son expertise tout au long du projet.

L’archivage à valeur probante est ainsi une thématique vaste et potentiellement complexe qui nécessite une réflexion en amont. Un logiciel d’archivage électronique ne peut à lui seul justifier de la valeur probante d’un document. Il est à cet effet indispensable de mettre en place une politique d’archivage complète, qui permette de garantir la recevabilité d’un document devant un juge ».