GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS COLLABORATIVE
INDÉPENDANTE & INTEROPÉRABLE

SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS DOCUMENTS AVEC LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS !

Bien plus qu’une simple solution d’archivage !

Gestion Électronique de Documents (GED), Youdoc Gestion est bien plus qu’une simple solution d’archivage. C’est un logiciel de gestion de contenu collaboratif qui vous permet de centraliser et d’organiser facilement vos documents d’entreprise. En utilisant Youdoc Gestion, vous bénéficiez d’un gain de temps considérable grâce à la numérisation et à la sécurisation de vos documents.

Youdoc Gestion offre une interface ergonomique et intuitive, facilement paramétrable en « low-code ». Elle facilite l’accès, le partage et la recherche de vos documents, tout en favorisant la collaboration entre les utilisateurs. Youdoc garantit la conformité légale nécessaire à l’archivage de vos documents et données, mais également :

  • L’accès et le traitement de vos documents en toute sécurité et traçabilité, même à distance.
  • Une interface ergonomique et intuitive facilement paramétrable en « low-code »
  • La conformité légale indispensable à l’archivage de vos documents et données.
  • Une gestion fine des droits utilisateurs entièrement personnalisable
  • Une intégration pleine et entière à votre ERP ou tout autre solution tierce

Avec Youdoc Gestion, vous pouvez gérer finement les droits d’accès des utilisateurs, en les personnalisant selon vos besoins. Cette solution s’intègre parfaitement à votre ERP ou à toute autre solution tierce, assurant ainsi une gestion efficace et sécurisée de vos documents.

Qu’il s’agisse d’une utilisation autonome ou intégrée à votre ERP, en mode Saas, souscription ou On Premise, sur PCs ou Tablettes, Youdoc optimise la Gestion Électronique de Documents pour vous permettre une meilleure gestion des risques grâce à l’automatisation et au contrôle des processus métiers.

Youdoc Gestion est la véritable colonne vertébrale documentaire de votre organisation. Elle facilite la vie des utilisateurs et des directions fonctionnelles, tout en garantissant l’accessibilité, la sécurité, la performance, la traçabilité et la conformité des données. En réduisant les temps de recherche, la perte de vos documents, et vos coûts fonctionnels, elle vous permet de réaliser des économies significatives.

Grâce à la GED, centralisez, sécurisez, classez et retrouvez tous vos documents en un clin d’œil

 

Gestion électronique de documents clé en main

Une solution packagée, adaptée à votre secteur d'activité

La mise en place de Youdoc Gestion se fait avec vous, clé en main, pour chaque usage fonctionnel.

Les équipes de T2i, éditeur de la solution, sont composées d'experts métiers qui connaissent votre secteur d'activité et vos besoins exclusifs. La solution pourra être paramétrée en fonction de vos usages avec des classements métiers dédiés à votre secteur.

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé pour une intégration rapide de vos processus métiers !

Gestion électronique de documents agile

Full-web, Cloud
SaaS ou On Premise

Comme toutes les solutions de T2i, Youdoc Gestion s'adapte à vos usages.

Disponible en SaaS, Souscription ou On Premise, elle est accessible depuis un portail web depuis n'importe quel navigateur et n'importe quel appareil.

Améliorez l'expérience utilisateur tout en mettant l'accent sur la sécurité et la conformité de vos documents et vos données !

Gestion électronique de documents modulaire

Ergonomique, simple, innovante

L'innovation au service de la simplicité

Malgré un socle technologique innovant, Youdoc profite d'une ergonomie simple et intuitive et des fonctionnalités inspirées du quotidien. Son utilisation est naturelle et spontanée.

Vos utilisateurs y trouveront rapidement leurs repères pour toujours plus d'efficience.

Une Gestion Électronique de Documents transverse : tous vos documents métiers centralisés en un point unique !

Assainir, sécuriser et anticiper pour un patrimoine documentaire optimisé

La Gestion Electronique de Documents (GED) transverse est une solution essentielle pour faciliter la gestion des courriers, des documents papier et numériques, ainsi que la gestion de l’information dans tous les processus, services et pour tous les utilisateurs d’une entreprise. Elle offre des gains de productivité importants en éliminant les tâches manuelles, en automatisant les processus métiers et en améliorant l’efficacité des collaborateurs. La solution de GED Youdoc assure la sécurisation et le contrôle des données, ce qui est essentiel pour maintenir un patrimoine documentaire sain.

La GED va au-delà de l’archivage numérique. Elle centralise les documents d’entreprise et facilite la recherche, l’indexation, le partage et la collaboration. Les solutions de GED les plus complètes intègrent également des fonctionnalités bureautiques complémentaires, telles que l’acquisition multi-canal et multi-source des documents, ainsi que des processus de validation ou de workflow.

Pour entamer la dématérialisation des documents, il est recommandé de commencer par un projet à fort retour sur investissement, tel que la dématérialisation des factures fournisseurs. Toutefois, il est important d’avoir une vision à long terme et d’anticiper la mise en place future d’une solution de GED ou de processus de workflow. En anticipant, vous pourrez choisir des solutions compatibles et interopérable avec toutes les applications du système d’information de votre entreprise, afin d’en tirer le meilleur parti.

En plus de l’organisation, de la recherche et de la centralisation, une Gestion Électronique de Documents devient également un complément indispensable avec l’obligation légale de la dématérialisation fiscale prévue entre 2024 et 2026. Toutes les entreprises devront utiliser la facturation électronique au format « Factur-X » via le Portail Public de Facturation (PPF) pour sécuriser la collecte de la TVA, conformément à la Loi de Finances 2020. En alliant la GED Youdoc Gestion à Youdoc Analyse ou une PDP, vous avez la garantit de la conformité de toutes vos factures électroniques !

 De cette manière, vous pourrez bénéficier d’un système de gestion documentaire intégré et d’une véritable base de données transverse pour tout types de documents administratifs, tout en profitant des avantages d’un archivage numérique sécurisé et en respectant les durées de conservation légales des archives électroniques.

Pourquoi choisir Youdoc pour sa Gestion Électronique de Documents ?

La flexibilité de Youdoc

La flexibilité de Youdoc ne se limite pas à son intégration ERP. La solution est conçue pour fonctionner sur tous les périphériques, que ce soit un ordinateur de bureau, un ordinateur hybride, une tablette ou un smartphone. Ainsi, vous pouvez accéder à vos documents numérisés et les gérer facilement, où que vous soyez et à tout moment, pour gagner du temps.

Youdoc et son intégration modulaire

Une autre caractéristique notable de Youdoc est son intégration modulaire. Chaque module de la solution peut être intégré en fonction de vos besoins spécifiques, que ce soit à partir de macro-fonctionnalités pour une approche globale, ou de fonctionnalités plus fines pour répondre à des besoins précis. Cette approche modulaire vous permet de personnaliser et d'adapter Youdoc en fonction de l'évolution de votre entreprise et de vos processus documentaires, garantissant ainsi une gestion optimale de l'information et un partage de documents efficace.

Le déploiement de Youdoc

En ce qui concerne le déploiement, Youdoc offre deux options :
le mode On Premise,où la solution est hébergée localement sur vos serveurs avec tous les services associés,
ou le mode SaaS / Souscription , où Youdoc est hébergée dans le cloud en tant que service. Vous avez donc la liberté de choisir le mode qui correspond le mieux à vos préférences et à votre infrastructure existante, tout en assurant une gestion sécurisée de vos documents.

Youdoc, une solution de gestion de contenu collaboratif

Pour faciliter l'accès et la gestion de votre contenu d'entreprise, Youdoc propose une solution de gestion de contenu collaboratif hautement paramétrable. Elle peut être adaptée en fonction de votre secteur d'activité et de vos besoins métiers spécifiques. Vous bénéficiez également d'un plan de classement personnalisé, conçu pour répondre aux exigences de votre fonction ou de votre secteur.

LES ERREURS À NE PAS COMMETTRE POUR RÉUSSIR SON PROJET DE SOLUTION GED !

LES ERREURS À NE PAS COMMETTRE POUR RÉUSSIR SON PROJET DE SOLUTION GED !

Erreur #1 : Sous-estimer l’importance d’un projet de système de gestion documentaire pour l’entreprise. Un projet de Gestion Électronique de Documents doit prendre en compte les besoins actuels et futurs de l’entreprise en matière de transformation digitale. Il est essentiel de considérer la solution GED comme un moyen d’atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, en impliquant les différentes directions et utilisateurs.

Erreur #2 : Négliger la politique d’archivage lors de la création du cahier des charges Une politique d’archivage claire et structurée est essentielle pour améliorer l’utilisation quotidienne de la solution GED et assurer la conformité aux lois sur la protection des données. Il est important de définir le périmètre, les règles et les métadonnées associés au stockage dématérialisé des différents types de documents administratifs.

Erreur #3 : Sous-estimer l’acquisition de documents L’acquisition de documents est souvent négligée, mais elle est cruciale pour alimenter efficacement la solution GED. Il est nécessaire de prévoir une solution d’acquisition capable de traiter les documents papiers et numériques, provenant de diverses sources telles que les boîtes mail ou les serveurs de fichiers, et de les intégrer dans la base de données de la GED.

En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez maximiser les avantages de votre projet de solution GED, en termes de gain de temps, de partage de documents, de gestion sécurisée des données. La GED devient alors un véritable coffre-fort numérique pour vos documents électroniques, et le pilier de votre entreprise pour tous les services !

Contactez-nous !

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    En soumettant ce formulaire, vous consentez au traitement de vos données personnelles qui ne seront utilisées que dans le seul cadre de votre demande. Vos droits d'accès et le moyen pour les exercer sont mentionnés dans notre déclaration de protection des données.

    Un module pleinement intégré à l'ensemble de la gamme Youdoc

    Pour une dématérialisation des documents complète, transverse et innovante !

    Découvrez l’ensemble de la gamme Youdoc, une solution transverse, complète et modulaire pour toute votre gestion documentaire !

     

    Youdoc Analyse : plateforme d’acquisition de vos flux documentaires multi-canal, multi-flux, multi-usage et opérateur de dématérialisation. Youdoc Analyse Index, analyse, et extrait les données essentielles de tous vos documents, quel que soit leur format et leur source.

     

    Youdoc Gestion : Gestion Electronique de Documents (GED), Youdoc Gestion est le référentiel de vos documents d’entreprise. Elle centralise vos informations en un point unique en simplifiant l’accès, le partage, la recherche et la collaboration tout en garantissant la sécurité des accès ainsi que la traçabilité. Tous vos documents sont archivés légalement, en conservant leur intégrité, les métadonnées du documents, et leur conformité légale (notamment dans le cadre de la conservation légale des factures).

     

    Youdoc Circulation : véritable workflow, Youdoc Circulation est le complément indispensable de votre gestion documentaire. Il permet aux utilisateurs de concevoir, de manière personnalisée, agile et flexible, les étapes et les tâches à réaliser en y associant les documents et les utilisateurs souhaités. Le module Circulation intègre, entre autre, un module de signature électronique des documents.

    Choisir Youdoc, c'est aussi choisir d'être accompagné par T2i

    Une double expertise pour répondre à vos besoins

    La double casquette d’éditeur/intégrateur et prestataire de service permet à T2i de s’adapter à la réalité du marché et de proposer des offres et des solutions qui répondent aux besoins de ses utilisateurs. Pure-Player de la dématérialisation des documents depuis plus de 25 ans, T2i vous garantie son expertise du métier.

    Des solutions et des technologies innovantes

    L'innovation et l'ergonomie de ses solutions constituent une priorité pour T2i qui a consacré en 2021 plus de 21% de son CA à la R&D.

    Une solution 100% française, hébergée en France

    Youdoc a été développée en France et toutes vos données hébergées en SaaS le sont aujourd'hui en France, via notre partenaire certifié sécurité.

    Des équipes dédiées à votre métier

    T2i met à votre disposition des équipes dédiées, spécialisées par secteur d’activité ou par compétences et confrontées chaque jour aux réalités du terrain. Cette structure permet d’offrir à chaque interlocuteur l’expert le plus proche de ses besoins de dématérialisation des documents

    Vous avez un projet de dématérialisation ? Une demande d’information complémentaire ? Contactez-nous !

     

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