LOGICIEL DE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS DOCUMENTS AVEC LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS !
- Classement, Indexation & Recherche Full-text de tous vos documents.
- Connecteur avec Microsoft Office, Versionning et Annotations.
- Conformité RGPD, Sécurité & Traçabilité, Signature électronique.
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- Connecteur avec Microsoft Office, Versionning et Annotations.
- Conformité RGPD, Sécurité & Traçabilité, Signature électronique.
GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) COLLABORATIVE
SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS DOCUMENTS AVEC LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS !
Gestion Électronique de Documents (GED), Youdoc Gestion est bien plus qu’une simple solution d’archivage. C’est un logiciel de gestion de contenu collaboratif qui vous permet de centraliser et d’organiser facilement vos documents d’entreprise. En utilisant Youdoc Gestion, vous bénéficiez d’un gain de temps considérable grâce à la numérisation et à la sécurisation de vos documents.
Youdoc Gestion offre une interface ergonomique et intuitive, facilement paramétrable en « low-code ». Elle facilite l’accès, le partage et la recherche de vos documents, tout en favorisant la collaboration entre les utilisateurs. Youdoc garantit la conformité légale nécessaire à l’archivage de vos documents et données, mais également :
- L’accès et le traitement de vos documents en toute sécurité et traçabilité, même à distance.
- Une interface ergonomique et intuitive facilement paramétrable en « low-code »
- La conformité légale indispensable à l’archivage de vos documents et données.
- Une gestion fine des droits utilisateurs entièrement personnalisable
- Une intégration pleine et entière à votre ERP (Sage, Sopra-Steria, Aareon, IFS,…) ou tout autre solution tierce (Yousign, Docoon…)
Avec Youdoc Gestion, vous pouvez gérer finement les droits d’accès des utilisateurs, en les personnalisant selon vos besoins. Cette solution s’intègre parfaitement à votre ERP ou à toute autre solution tierce, assurant ainsi une gestion efficace et sécurisée de vos documents.
Qu’il s’agisse d’une utilisation autonome ou intégrée à votre ERP, en mode Saas, souscription ou On Premise, sur PCs ou Tablettes, Youdoc optimise la Gestion Électronique de Documents pour vous permettre une meilleure gestion des risques grâce à l’automatisation et au contrôle des processus métiers.
Youdoc Gestion est la véritable colonne vertébrale documentaire de votre organisation. Elle facilite la vie des utilisateurs et des directions fonctionnelles, tout en garantissant l’accessibilité, la sécurité, la performance, la traçabilité et la conformité des données. En réduisant les temps de recherche, la perte de vos documents, et vos coûts fonctionnels, elle vous permet de réaliser des économies significatives.
Principaux avantages et bénéfices d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED)
Un logiciel de gestion documentaire dématérialisé offre de nombreux bénéfices pour les organisations.
Centralisation de votre patrimoine documentaire
Une GED permet de centraliser l’ensemble de vos documents dans un seul espace numérique, facilitant ainsi leur gestion et leur accessibilité. Cette centralisation évite les doublons, réduit les risques de perte de documents, et améliore la cohérence de l’information au sein de l’entreprise.
Archivage légale pour vos documents
Un logiciel GED assure le respect des normes légales en matière d’archivage des documents. Elle garantit la conservation des documents dans des conditions optimales de sécurité et de traçabilité, tout en assurant leur intégrité sur le long terme, ce qui est crucial en cas de contrôle ou d’audit.
Diminuer votre temps de recherche des documents
Grâce un logiciel de gestion documentaire, la recherche de documents devient beaucoup plus rapide et efficace. Les fonctionnalités de recherche avancée, « full-text » et les plans de classement (catégorisation) permettent de retrouver en quelques clics un document qui aurait pu prendre des heures à localiser dans un système papier ou non structuré.
Accès à vos documents depuis votre ERP ou logiciel comptable
Youdoc permet une intégration fluide avec votre ERP ou logiciel comptable, offrant un accès direct aux documents nécessaires sans quitter l’application. Cette interconnexion optimise les processus métier, améliore la productivité et assure une meilleure cohérence des données entre les systèmes.
Grâce à la Gestion Électronique de Documents (GED), centralisez, sécurisez, classez et retrouvez tous vos documents en un clin d’œil
Une solution packagée, adaptée à votre secteur d'activité
La mise en place de Youdoc Gestion se fait avec vous, clé en main, pour chaque usage fonctionnel.
Les équipes de LAINX, éditeur de la solution, sont composées d'experts métiers qui connaissent votre secteur d'activité et vos besoins exclusifs. La solution pourra être paramétrée en fonction de vos usages avec des classements métiers dédiés à votre secteur.
Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé pour une intégration rapide de vos processus métiers !
Full-web, Cloud
SaaS ou On Premise
Comme toutes les solutions de LAINX, Youdoc Gestion s'adapte à vos usages.
Disponible en SaaS, Souscription ou On Premise, elle est accessible depuis un portail web depuis n'importe quel navigateur et n'importe quel appareil.
Améliorez l'expérience utilisateur tout en mettant l'accent sur la sécurité et la conformité de vos documents et vos données !
Ergonomique, simple, innovante
L'innovation au service de la simplicité
Malgré un socle technologique innovant, Youdoc profite d'une ergonomie simple et intuitive et des fonctionnalités inspirées du quotidien. Son utilisation est naturelle et spontanée.
Vos utilisateurs y trouveront rapidement leurs repères pour toujours plus d'efficience.
Une Gestion Électronique de Documents transverse : tous vos documents métiers centralisés en un point unique !
Assainir, sécuriser et anticiper pour un patrimoine documentaire optimisé
La Gestion Electronique de Documents (GED) transverse est une solution essentielle pour faciliter la gestion des courriers, des documents papier et numériques, ainsi que la gestion de l’information dans tous les processus, services et pour tous les utilisateurs d’une entreprise. Elle offre des gains de productivité importants en éliminant les tâches manuelles, en automatisant les processus métiers et en améliorant l’efficacité des collaborateurs. La solution de GED Youdoc assure la sécurisation et le contrôle des données, ce qui est essentiel pour maintenir un patrimoine documentaire sain.
La GED va au-delà de l’archivage numérique. Elle centralise les documents d’entreprise et facilite la recherche, l’indexation, le partage et la collaboration. Les solutions de GED les plus complètes intègrent également des fonctionnalités bureautiques complémentaires, telles que l’acquisition multi-canal et multi-source des documents, ainsi que des processus de validation ou de workflow.
Pour entamer la dématérialisation des documents, il est recommandé de commencer par un projet à fort retour sur investissement, tel que la dématérialisation des factures fournisseurs. Toutefois, il est important d’avoir une vision à long terme et d’anticiper la mise en place future d’une solution de GED ou de processus de workflow. En anticipant, vous pourrez choisir des solutions compatibles et interopérable avec toutes les applications du système d’information de votre entreprise, afin d’en tirer le meilleur parti.
En plus de l’organisation, de la recherche et de la centralisation, une Gestion Électronique de Documents devient également un complément indispensable avec l’obligation légale de la dématérialisation fiscale prévue entre 2024 et 2026. Toutes les entreprises devront utiliser la facturation électronique au format « Factur-X » via le Portail Public de Facturation (PPF) pour sécuriser la collecte de la TVA, conformément à la Loi de Finances 2020. En alliant la GED Youdoc Gestion à Youdoc Analyse ou une PDP, vous avez la garantie de la conformité de toutes vos factures électroniques !
De cette manière, vous pourrez bénéficier d’un système de gestion documentaire intégré et d’une véritable base de données transverse pour tout types de documents administratifs, tout en profitant des avantages d’un archivage numérique sécurisé et en respectant les durées de conservation légales des archives électroniques.
Pourquoi choisir Youdoc pour sa Gestion Électronique de Documents ?
La flexibilité de Youdoc
La flexibilité de Youdoc ne se limite pas à son intégration ERP. La solution est conçue pour fonctionner sur tous les périphériques, que ce soit un ordinateur de bureau, un ordinateur hybride, une tablette ou un smartphone. Ainsi, vous pouvez accéder à vos documents numérisés et les gérer facilement, où que vous soyez et à tout moment, pour gagner du temps.
Youdoc et son intégration modulaire
Une autre caractéristique notable de Youdoc est son intégration modulaire. Chaque module de la solution peut être intégré en fonction de vos besoins spécifiques, que ce soit à partir de macro-fonctionnalités pour une approche globale, ou de fonctionnalités plus fines pour répondre à des besoins précis. Cette approche modulaire vous permet de personnaliser et d’adapter Youdoc en fonction de l’évolution de votre entreprise et de vos processus documentaires, garantissant ainsi une gestion optimale de l’information et un partage de documents efficace.
Le déploiement de Youdoc
En ce qui concerne le déploiement, Youdoc offre deux options :
le mode On Premise,où la solution est hébergée localement sur vos serveurs avec tous les services associés,
ou le mode SaaS / Souscription , où Youdoc est hébergée dans le cloud en tant que service. Vous avez donc la liberté de choisir le mode qui correspond le mieux à vos préférences et à votre infrastructure existante, tout en assurant une gestion sécurisée de vos documents.
Youdoc, une solution de gestion de contenu collaboratif
Pour faciliter l’accès et la gestion de votre contenu d’entreprise, Youdoc propose une solution de gestion de contenu collaboratif hautement paramétrable. Elle peut être adaptée en fonction de votre secteur d’activité et de vos besoins métiers spécifiques. Vous bénéficiez également d’un plan de classement personnalisé, conçu pour répondre aux exigences de votre fonction ou de votre secteur.
Les erreurs à ne pas commettre pour réussir son projet de Gestion Electronique de Documents !
Erreur #1 : Sous-estimer l’importance d’un projet de système de gestion documentaire pour l’entreprise. Un projet de Gestion Électronique de Documents doit prendre en compte les besoins actuels et futurs de l’entreprise en matière de transformation digitale. Il est essentiel de considérer la solution GED comme un moyen d’atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, en impliquant les différentes directions et utilisateurs.
Erreur #2 : Négliger la politique d’archivage lors de la création du cahier des charges. Une politique d’archivage claire et structurée est essentielle pour améliorer l’utilisation quotidienne de la solution GED et assurer la conformité aux lois sur la protection des données. Il est important de définir le périmètre, les règles et les métadonnées associés au stockage dématérialisé des différents types de documents administratifs.
Erreur #3 : Sous-estimer l’acquisition de documents. L’acquisition de documents est souvent négligée, mais elle est cruciale pour alimenter efficacement la solution GED. Il est nécessaire de prévoir une solution d’acquisition capable de traiter les documents papiers et numériques, provenant de diverses sources telles que les boîtes mail ou les serveurs de fichiers, et de les intégrer dans la base de données de la GED.
En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez maximiser les avantages de votre projet de solution GED, en termes de gain de temps, de partage de documents, de gestion sécurisée des données. La GED devient alors un véritable coffre-fort numérique pour vos documents électroniques, et le pilier de votre entreprise pour tous les services !
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Un module pleinement intégré à l'ensemble de la gamme Youdoc
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Découvrez l’ensemble de la gamme Youdoc, une solution transverse, complète et modulaire pour toute votre gestion documentaire !
Youdoc Analyse : plateforme d’acquisition de vos flux documentaires multi-canal, multi-flux, multi-usage et opérateur de dématérialisation. Youdoc Analyse Index, analyse, et extrait les données essentielles de tous vos documents, quel que soit leur format et leur source.
Youdoc Gestion : Gestion Electronique de Documents (GED), Youdoc Gestion est le référentiel de vos documents d’entreprise. Elle centralise vos informations en un point unique en simplifiant l’accès, le partage, la recherche et la collaboration tout en garantissant la sécurité des accès ainsi que la traçabilité. Tous vos documents sont archivés légalement, en conservant leur intégrité, les métadonnées du documents, et leur conformité légale (notamment dans le cadre de la conservation légale des factures).
Youdoc Circulation : véritable workflow, Youdoc Circulation est le complément indispensable de votre gestion documentaire. Il permet aux utilisateurs de concevoir, de manière personnalisée, agile et flexible, les étapes et les tâches à réaliser en y associant les documents et les utilisateurs souhaités. Le module Circulation intègre, entre autre, un module de signature électronique des documents.
Choisir Youdoc, c'est aussi choisir d'être accompagné par LAINX
Une double expertise pour répondre à vos besoins
La double casquette d’éditeur/intégrateur et prestataire de service permet à LAINX de s’adapter à la réalité du marché et de proposer des offres et des solutions qui répondent aux besoins de ses utilisateurs. Pure-Player de la dématérialisation des documents depuis plus de 25 ans, LAINX vous garantie son expertise du métier.
Des solutions et des technologies innovantes
L’innovation et l’ergonomie de ses solutions constituent une priorité pour LAINX qui a consacré en 2021 plus de 21% de son CA à la R&D.
Une solution 100% française, hébergée en France
Youdoc a été développée en France et toutes vos données hébergées en SaaS le sont aujourd’hui en France, via notre partenaire certifié sécurité.
Des équipes dédiées à votre métier
LAINX met à votre disposition des équipes dédiées, spécialisées par secteur d’activité ou par compétences et confrontées chaque jour aux réalités du terrain. Cette structure permet d’offrir à chaque interlocuteur l’expert le plus proche de ses besoins de dématérialisation des documents
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