« Avec la facturation Électronique obligatoire, je n’ai plus besoin de solution de dématérialisation »

est une phrase que nous entendons régulièrement lorsque nous échangeons avec des personnes ne connaissant peu ou pas la solution Youdoc. Oui, les échanges de factures B2B seront obligatoirement dématérialisés entre 2026 et 2027, mais Youdoc ne devient pas pour autant désuet, bien au contraire !  Eclairage dans cet article pour faire le point et bien comprendre, d’une part la réforme, et de l’autre ce qu’est Youdoc et le besoin auquel il répond.

Le nouveau format de facture électronique (Factur-X), exhaustif ou minimum requis ?

Sur ce point, nous vous renvoyons vers notre article sur le sujet, mais en quelques mots, le format Factur-X a été créé pour répondre à l’objectif principal de la réforme, à savoir le contrôle sur la TVA. Les données traitées automatiquement via le PPF grâce à ce format hybride ne comprendront donc, dans la plupart des cas, que les données obligatoires et nécessaires à ce contrôle : Montants, SIRET fournisseur, SIRET acheteur. Certaines informations, pourtant essentielles au niveau comptable (Eco-contribution, frais de port), et pour votre métier (dénomination, quantité, volume…etc), ne seront pas exploitées automatiquement !

Avec Youdoc, la totalité des informations et données présentes sur la facture pourront être récupérées, vérifiées, interprétées, structurées, pour les transmettre aux outils de votre système d’information (ERP, Logiciel comptable, gestion des stocks, CRM…).

Vos documents foisonnent de données utiles à votre métier, exploitez-les !

De plus, certaines factures continueront à arriver par d’autres canaux et sous des formats différents du format Factur-X français. Cela concernera les fournisseurs qui ne sont pas encore soumis à l’obligation légale, ainsi que les fournisseurs étrangers non concernés par la législation française et qui n’ont aucune obligation en ce sens.

Quid de la facture une fois les données traitées ?

En France, la loi indique que tous les documents comptables doivent être conservées pendant une durée de 10 ans par l’entreprise (Article L123-22 du Code de Commerce).

Une fois les données récupérées depuis le PPF, la facture, y compris si elle est électronique, devra être stockée et archivée pour pouvoir être présentée en cas de contrôle fiscale. Une solution de Gestion Électronique de Document comme Youdoc, qui garantit une valeur légale à vos documents reste donc essentielle. Les fonctionnalités de classement et de recherche rapide sont également très appréciées par les utilisateurs lors d’un contrôle…

Il serait contreproductif de devoir imprimer une facture au format Factur-X pour pouvoir l’archiver dans les classeurs de votre service comptable…

Une GED d’entreprise, l’atout indispensable à l’ère de l’ERP connecté et de l’IA.

À l’ère de l’ERP connectée et de l’intelligence artificielle (IA), une GED d’entreprise devient un atout indispensable pour optimiser les processus et améliorer la productivité. Youdoc, au-delà de la « simple » lecture et extraction des données, réalise un rapprochement des données entre la facture et les données de l’ERP (bon de commande, bon de livraison…), en adoptant une réelle logique métier.

Grâce à une intégration fluide, Youdoc automatise le traitement et la validation des documents, réduisant ainsi les erreurs humaines et accélérant les flux de travail. En connectant les données de manière intelligente, cette solution assure une traçabilité totale, et une maitrise complète des données, renforçant ainsi la conformité et la fiabilité des informations.

Le rapprochement automatisé des factures avec les données de l’ERP permet non seulement de gagner du temps, mais également de sécuriser les processus financiers, offrant ainsi aux entreprises un outil précieux pour naviguer dans un environnement de plus en plus digitalisé et complexe.

Les factures… et après ?

Si les factures offrent un retour sur investissement immédiat, la dématérialisation doit s’étendre à tous les documents générant des volumes importants et nécessitant des traitements laborieux. Se concentrer uniquement sur les factures néglige le potentiel d’efficacité et d’économies que peuvent apporter la dématérialisation d’autres types de documents. Nous vous renvoyons une nouvelle fois vers notre article sur le sujet.

Avec Youdoc, vous pouvez non-seulement être en conformité avec la réforme de la dématérialisation obligatoire pour vos factures, mais aussi et surtout étendre la capture et l’extraction des données à tous vos documents. Grâce aux moteurs d’Intelligence Artificielle de Youdoc, les données de toutes vos typologies de documents sont lues, extraites, structurées, interprétées, vérifiées, et transmise à votre SI !

Avec l’arrivée de la dématérialisation fiscale obligatoire, les solutions de dématérialisation dites « traditionnelles » vont effectivement devenir progressivement obsolètes.

Cependant, Youdoc se distingue par ses fonctionnalités avancées et sa capacité à aller bien au-delà des exigences réglementaires. Youdoc ne se contente pas de dématérialiser les factures ; il intègre et optimise l’ensemble des processus documentaires de votre entreprise !

En automatisant la capture, l’extraction et l’intégration des données dans votre système d’information, Youdoc assure une gestion complète et efficace de tous vos documents, qu’il s’agisse de factures ou d’autres types de documents essentiels à vos opérations. En garantissant la conformité, la traçabilité et la sécurité de vos données, Youdoc devient un partenaire incontournable dans la transformation numérique de votre entreprise.

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