Témoignage : L’OPH de l’Agglomération de La Rochelle choisit Youdoc pour dématérialiser tous ses documents et processus métiers

L’Office Public de l’Habitat (OPH) de l’Agglomération de La Rochelle, premier « Office d’Habitations à bon marché » français créé en 1913, a choisi Youdoc pour dématérialiser et gérer les documents métiers de tous ses services. Fort de ses 8 500 logements répartis dans 28 communes, l’OPH s’investit pleinement dans une transformation numérique globale, convaincu des nombreux avantages et bénéfices qu’apportent l’ère du numérique tant pour les locataires que pour ses collaborateurs.

Une transformation numérique globale pour un acteur historique du logement Social

Les 110 ans d’existence de l’OPH de l’Agglomération de La Rochelle en tant que premier « Office d’Habitations à bon marché » français et leur création en 1913 contrastent avec leur franche volonté de répondre aux enjeux contemporains pour servir au mieux leur 16 000 locataires.

C’est dans un contexte de projet global RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) visant notamment à réduire leur impact carbone, que plusieurs actions d’envergure ont été initiées au sein de l’organisation. Parmi celles-ci, une transformation numérique profonde et globale, comprenant la mise en place d’une Gestion Electronique de Documents collaborative pour réduire l’utilisation du papier au sein de l’organisation, offrir un meilleur confort de travail aux collaborateurs, mais également améliorer la qualité des services rendus quotidiennement auprès des locataires. C’est la solution Youdoc qui a été retenue par l’OPH pour cette partie de gestion documentaire dématérialisée, et qui est aujourd’hui utilisée quotidiennement par 70 collaborateurs au sein de l’Office.

Youdoc, une solution de GED transverse, pour couvrir tous les besoins métiers.

Youdoc, en tant que solution de GED transverse, semble alors être la solution idéale pour répondre au besoin de transformation globale et inter-service de l’OPH. « Au-delà de son ergonomie simple et son interface très facile à appréhender, notre choix s’est notamment porté sur Youdoc pour sa transversalité », remarque Aude Marmottan, Cheffe de projets transverses à l’OPH de l’Agglomération de La Rochelle, et en charge de la réalisation des différents projets de cette dynamique RSE. « Nous avons lancé le projet de dématérialisation des documents en 2018, afin d’anticiper l’entrée en vigueur 3 ans plus tard du portail de facturation Chorus Pro. Le projet ne concernait donc à ce moment-là que les factures, mais nous avions dès le départ la volonté et l’ambition de généraliser la dématérialisation documentaire à la Gestion Locative, aux Achats, aux Ressources Humaines… et de manière générale à tous les services. Une solution de GED capable de prendre en charge toutes les typologies de documents était donc essentielle ! ».

Youdoc, la GED dédiée au secteur de l’Immobilier social

Un autre élément différenciant de Youdoc aux yeux de l’OPH a été bien sûr son développement réalisé pour et auprès des acteurs de l’Immobilier au cours des 25 dernières années. La solution est ainsi complètement appropriée aux métiers et aux documents spécifiques du monde de l’immobilier social, comme le souligne Aude Marmottan : « Avant le projet et sans savoir que nous choisirions Youdoc, nous avons travaillé aux côtés d’un cabinet de conseil à la définition de plans de classement adaptés à notre activité spécifique afin de les intégrer dans notre future GED. Ce n’est qu’après la présentation de la solution par les équipes de T2i que nous nous sommes rendus compte que Youdoc proposait nativement des plans de classement dédiés à notre métier, et que ceux-ci étaient très proches de ceux que nous avions définis en interne lors de nos différentes séances de travail. Ces plans de classements pré-paramétrés nous ont donc largement facilité la tâche pour la mise en place de la GED et son acceptation au sein de l’organisation. »

La conduite du changement et la formation des utilisateurs, facteurs clés de succès du projet de l’OPH de l’Agglomération de La Rochelle

Si Youdoc est aujourd’hui un succès au sein des différents services de l’OPH, c’est aussi grâce à la méthodologie employée par le bailleur pour suivre la mise en place du projet. « Grâce à ma casquette de cheffe de projets transverses, j’ai pu faire le lien entre le SI et les métiers pour bien définir à la fois les contraintes fonctionnelles liées au SI, mais aussi et surtout les besoins des services concernés. L’idée était d’être certains que la solution retenue soit adéquate afin que l’investissement lié au projet ne soit pas utilisé pour une solution trop « technico-fonctionnelle », peu engageante pour les utilisateurs, et qui tomberait de fait en désuétude. »

Grâce à la modularité de Youdoc, parfaitement adaptée pour le projet graduel de l’OPH, qui évite les déconvenues d’un projet « big-bang » traumatisant, humainement pour les équipes et financièrement pour les entreprises, les formations utilisateurs en interne ont pu être réalisées en petit comité, service par service.

« J’ai également conduit les formations internes sur la solution Youdoc, élément essentiel à mes yeux pour l’acceptation de la solution au sein des équipes. La mise en place progressive de la solution, service après service, a grandement facilité la conduite du changement auprès des collaborateurs. Chacun a ainsi pu faire part de ses retours aux autres services à mesure que la solution était déployée sur d’autres périmètres. Cela a considérablement simplifié le processus de transition et favorisé l’adoption de la dématérialisation, y compris pour les utilisateurs ayant le plus de réticence de prime abord. »

La GED Youdoc, pleinement adoptée au sein de l’OPH de l’Agglomération de La Rochelle.

Le projet de dématérialisation globale avance avec succès au sein de l’Office, et Youdoc suscite l’enthousiasme parmi les utilisateurs des services déjà concernés. Afin de s’en assurer et parachever le projet de dématérialisation des documents, un sondage interne a été réalisé par le bailleur auprès des utilisateurs de Youdoc.

Les équipes du projet, tant chez l’OPH que chez Youdoc, se réjouissent des résultats de cette enquête : 90% des utilisateurs se déclarent satisfaits de la GED Youdoc en place, et le même pourcentage indique que celle-ci répond à leurs besoins. Parmi eux, les trois quarts affirment avoir gagné du temps, en efficacité ou en qualité, grâce à l’utilisation régulière de la GED, qui est employée quotidiennement ou hebdomadairement par près de la moitié des sondés. De plus, une très large majorité des utilisateurs interrogés témoigne du succès de la conduite du changement lors de la mise en place de ce projet de GED, notamment en raison de l’approche transverse adoptée par les équipes de l’Office sur ce sujet.

Affaire à suivre ?

L’OPH de l’Agglomération de La Rochelle réfléchit aujourd’hui avec les équipes Youdoc à la mise en place de nouvelles fonctionnalités de la GED (workflow, signatures…) pour ses équipes, afin de faciliter la tâche des collaborateurs et réduire encore l’utilisation du papier au sein de l’organisation. En dehors du périmètre documentaire, l’OPH souhaite continuer sur cette voie de transformation numérique et a déjà de nombreux projets en ce sens, avec notamment la mise à disposition d’un portail locataire sous forme d’extranet pour faciliter les démarches de ses clients.

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