Le cycle de vie RH digitalisé Accompagnez tout le parcours collaborateur, du recrutement au départ
- Recrutement : De la publication d’une offre à la constitution du dossier de recrutement, la CVthèque constituée pendant cette phase se transforme naturellement en dossier salarié dès l’embauche, sans ressaisie ni rupture documentaire.
- Contrat et vie professionnelle : Signature du contrat, avenants et formations suivies génèrent automatiquement les bons documents, classés au bon endroit et accessibles aux bonnes personnes.
- Fin de parcours : Jusqu’au solde de tout compte, Youdoc centralise chaque document RH dans un espace unique et sécurisé, sans dossier papier éparpillé ni fichier partagé sans traçabilité.
- Recrutement : De la publication d’une offre à la constitution du dossier de recrutement, la CVthèque constituée pendant cette phase se transforme naturellement en dossier salarié dès l’embauche, sans ressaisie ni rupture documentaire.
- Contrat et vie professionnelle : Signature du contrat, avenants et formations suivies génèrent automatiquement les bons documents, classés au bon endroit et accessibles aux bonnes personnes.
- Fin de parcours : Jusqu’au solde de tout compte, Youdoc centralise chaque document RH dans un espace unique et sécurisé, sans dossier papier éparpillé ni fichier partagé sans traçabilité.
Qu’est ce qu’une GED RH ?
Une GED RH (Gestion Électronique de Documents dédiée aux Ressources Humaines) est une solution qui centralise, classe et sécurise l’ensemble des documents liés au parcours d’un collaborateur, du recrutement jusqu’au départ de l’entreprise. Contrairement à un simple espace de stockage, elle applique automatiquement des règles de classement, de droits d’accès et de durée de conservation propres à chaque type de document RH.
À la différence d’un SIRH, qui gère les processus métier (paie, congés, entretiens), une GED RH se concentre sur le document lui même : sa capture, son classement, son archivage à valeur probante et sa mise à disposition sécurisée. Les deux outils sont complémentaires plutôt que concurrents, la GED RH venant s’articuler avec le SIRH existant sans le remplacer.
Les documents RH centralisés dans Youdoc
Un espace unique pour tous vos documents, de l’embauche au départ
Youdoc couvre l’ensemble des documents qui jalonnent la vie d’un collaborateur dans votre organisation :
- Dossiers de candidature et CVthèque
- Contrats de travail et avenants
- Bulletins de paie et soldes de tout compte
- Justificatifs d’identité et de domicile
- Diplômes, certifications et attestations de formation
- Notes de frais et demandes de congés
- Habilitations et accréditations (CACES, habilitations électriques)
- Documents disciplinaires et courriers RH
Chaque type de document suit ses propres règles de classement, de durée de conservation et de droits d’accès, appliquées automatiquement dès son dépôt dans Youdoc.
Coffre-fort électronique salarié
Un coffre-fort électronique chiffré, conforme et personnalisable
Chaque salarié dispose d’un espace documentaire crypté, avec des droits d’accès fins et personnalisables selon les profils (RH, manager, collaborateur). Le calendrier de conservation intégré applique automatiquement les durées légales propres à chaque type de document, et le module de droit à l’oubli permet la purge des données à l’échéance réglementaire, sans intervention manuelle.
Cette architecture garantit la conservation de la valeur probante des documents numérisés, un point clé en cas de contrôle URSSAF ou de contentieux prud’homal.
Intégration Native
Intégration Native
avec les principaux SIRH et ERP du marché, sans double saisie
30 ans d'expertise
30 ans d'expertise
30 ans d'expertise documentaire, dont une spécialisation reconnue sur les processus métiers sensibles
Hébergement souverain en France
Hébergement souverain en France
Hébergement souverain en France, conformité RGPD native
Support et TMA
Support et TMA
Support et TMA dédiés, pour accompagner l'évolution de vos processus RH dans la durée
Portail libre-service collaborateur
Redonnez de l'autonomie à vos salariés
Au delà de l’usage RH, Youdoc met à disposition de chaque collaborateur un espace personnel où il peut consulter ses propres bulletins de paie, ses contrats et avenants, ou encore suivre le statut d’une demande de congé ou de note de frais, sans solliciter le service RH pour chaque demande.
Cette autonomie réduit sensiblement la charge de sollicitations administratives récurrentes qui pèsent sur vos équipes RH, tout en améliorant l’expérience collaborateur.
Gestion des habilitations et accréditations
Suivez les habilitations de vos collaborateurs en temps réel
Certaines fonctions nécessitent des accréditations spécifiques (CACES, habilitations électriques, certifications métier). Youdoc permet de centraliser ces documents, d’en suivre les dates d’expiration et d’être alerté avant échéance, pour affecter les bonnes ressources aux bonnes missions et sécuriser votre conformité réglementaire.
L’intelligence artificielle de Youdoc lit directement ces certificats pour en extraire automatiquement la date d’expiration, sans ressaisie manuelle : dès qu’un certificat CACES ou une habilitation électrique est déposé dans le dossier collaborateur, son échéance est détectée et l’alerte programmée d’elle même. Cette lecture automatique s’appuie sur la même technologie que celle utilisée pour l’analyse de vos autres documents métiers, vous pouvez retrouver son fonctionnement en détail sur notre page Lecture Intelligente (IA).
Pourquoi digitaliser sa fonction RH ? Les bénéfices concrets
Une fonction RH recentrée sur l'humain plutôt que sur l'administratif
La digitalisation des documents RH libère un temps précieux pour les équipes, qui passent moins d’heures à rechercher, classer ou ressaisir des documents et davantage à accompagner les collaborateurs.
Réduction des coûts
Moins d’impression, de stockage physique et d’envois postaux, notamment sur les documents à fort volume comme les bulletins de paie ou les notes de frais.
Meilleure expérience collaborateur.
Accès simplifié aux documents personnels via le portail libre-service, démarches de congés ou de notes de frais plus rapides, sans solliciter systématiquement le service RH.tu
Gain de temps administratif
Fin de la ressaisie manuelle entre le recrutement et l’embauche, recherche instantanée d’un document dans le dossier salarié plutôt qu’un classeur papier ou un dossier partagé.
Sécurisation et conformité renforcées
Traçabilité complète des accès et des modifications, durées de conservation appliquées automatiquement selon le type de document, réduction du risque en cas de contrôle URSSAF ou de contentieux prud’homal.
Une GED RH portée par l’intelligence artificielle
Au delà du suivi des habilitations, l’intelligence artificielle de LAINX intervient à chaque étape du cycle de vie de vos documents RH : capture, classement, contrôle de complétude d’un dossier. Découvrez l’ensemble de ces apports sur notre page dédiée à la GED augmentée par l’IA.
Workflow de validation RH
Signature électronique d’un contrat, escalade d’une demande de congé, approbation d’une note de frais : le moteur de workflow Youdoc automatise les circuits de validation RH selon les règles propres à votre organisation, avec traçabilité complète de chaque étape.
Youdoc face aux enjeux réglementaires du dossier RH
Le dossier RH est encadré par des obligations de conservation qui varient selon le type de document. À titre indicatif, les bulletins de paie doivent généralement être conservés par l’employeur pendant 5 ans, les contrats de travail et leurs avenants pendant 5 ans après la fin du contrat, et les CV de candidats non retenus pendant 2 ans après le dernier contact selon les recommandations de la CNIL. Ces durées restent à confirmer selon votre situation auprès de votre service juridique ou de votre expert-comptable.
Youdoc applique un calendrier de conservation intégré, propre à chaque type de document RH, déclenché automatiquement par la bonne date de référence (embauche, dernier contact, rupture du contrat). Le module de droit à l’oubli purge les dossiers arrivés à échéance sans intervention manuelle, ce qui évite à vos équipes RH d’arbitrer dossier par dossier et sécurise votre conformité en cas de contrôle.
Sécurité et conformité RGPD des données RH
Le dossier RH concentre parmi les données personnelles les plus sensibles de votre organisation : identité, coordonnées bancaires, situation familiale, parfois données de santé. Youdoc applique des droits d’accès stricts par profil, un chiffrement des données au repos, et des durées de conservation automatiquement alignées sur les obligations légales propres à chaque type de document RH.
Vos données restent hébergées en France, ce qui simplifie le respect du RGPD et facilite les échanges avec vos interlocuteurs juridiques ou vos représentants du personnel en cas de contrôle.
Pour quels profils d'entreprise ? Cas d'usage sectoriels
Groupes avec plusieurs SIRH à faire cohabiter
- Connectez une GED RH transverse à différents systèmes de paie ou de gestion des temps
- Uniformisez le dossier salarié malgré des outils métier hétérogènes
- Évitez la double saisie entre les systèmes
Entreprises à forte volumétrie d'habilitations (Transport, industrie, BTP)
- Suivez automatiquement les dates d'expiration des CACES, habilitations électriques et certifications métier
- Recevez une alerte avant chaque échéance
- Sécurisez l'affectation de vos ressources aux bonnes missions
PME multi-sites
- Centralisez les dossiers salariés de plusieurs établissements dans un espace unique
- Appliquez des droits d'accès différenciés par site et par profil
- Supprimez les classeurs papier à chaque agence
Vous avez un projet GED RH ? Contactez-nous !
Youdoc peut-il remplacer notre SIRH actuel ?
Non, Youdoc ne remplace pas votre SIRH, il s’y connecte pour centraliser et automatiser la gestion documentaire associée, sans double saisie entre les deux systèmes.
Les collaborateurs ont-ils accès à leurs propres documents ?
Oui, via le portail libre-service, chaque collaborateur consulte ses bulletins de paie, contrats et avenants, et suit ses demandes en cours, sans passer par le service RH.
Comment sont gérées les durées de conservation légales ?
Chaque type de document RH suit un calendrier de conservation intégré, appliqué automatiquement, avec purge des données à l’échéance réglementaire via le module de droit à l’oubli.
L'IA fonctionne-t-elle sur tous types de documents RH ?
L’IA de Youdoc reconnaît et classe automatiquement les principaux documents du parcours collaborateur (contrats, pièces d’identité, certificats d’habilitation), avec une précision qui s’adapte à la diversité des formats reçus.
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