Témoignage : le défi de la fusion d’Habitat et Métropole (GED)

Habitat et Métropole, né de la fusion de quatre entités et premier opérateur de l’habitat de la Métropole de Saint-Etienne avec ses 18 000 logements, utilise Youdoc pour sa Gestion Electronique de Documents (GED). Ce sont aujourd’hui 350 collaborateurs, répartis sur 3 agences distinctes qui ont accès, grâce à Youdoc, à l’ensemble du patrimoine documentaire du regroupement pour exercer au mieux leur mission de proximité. 

Un défi technique 

Avant la fusion des quatre OPH de la métropole de Saint-Etienne, chacune des sociétés avait en son sein une GED indépendante et fournie par différents éditeurs de solutions. La technicité du projet s’est donc révélée lors du constat évident réalisé par les équipes d’Habitat et Métropole : Une GED unique et centralisée sera indispensable au groupement pour son bon fonctionnement. La mise en place de cette GED unique nécessitait par conséquent une reprise de l’ensemble du patrimoine documentaire des quatre solutions pour réunir tous les documents et les rendre accessibles depuis un point d’accès unique.

« La reprise de l’historique était un projet d’ampleur, puisqu’il y avait environ 200 000 documents à reprendre et à intégrer sur une seule GED. Sur cette première mission, cela a été assez transparent, vraiment, le projet a très bien été mené […]. Il faut quand même se rappeler que c’était un projet complexe avec quatre GED, et T2i nous a vraiment bien accompagné sur la reprise de l’historique » souligne Bruno JEZRAEL, Directeur Système d’information et de la Transformation Digitale.  « De surcroit, T2i nous a également proposé différentes solutions techniques, mais aussi plusieurs alternatives à différents coûts, ce qui était plutôt intéressant ».

Quelques différences subsistent aujourd’hui entre les documents, selon leur historique et le niveau d’indexation d’origine en fonction des outils de numérisation utilisés. La GED Youdoc est néanmoins aujourd’hui pleinement fonctionnelle et qui plus est totalement transparente grâce à l’intégration native dans l’ERP d’Habitat et Métropole.

Youdoc et votre ERP : 2 outils en 1 !

Le choix d’Habitat et Métropole s’est porté sur la GED Youdoc, notamment pour son intégration transparente avec l’ERP Aravis, dédié à l’immobilier social et édité par ACG Synergies. De part son ADN, T2i a développé depuis sa création de nombreux connecteurs avec la plupart des ERP du marché, pour plus de simplicité de déploiement et de confort pour l’utilisateur.

« L’énorme avantage de cette solution [Youdoc], c’est qu’elle est totalement packagée et intégrée dans la solution Aravis. On accède à l’ensemble des documents de la GED via un seul outil. Les utilisateurs ne voient tout simplement pas la frontière entre Aravis et Youdoc. Même s’il y a bien deux outils distincts, pour eux c’est transparent. »

Affaire à suivre ?

La gestion électronique de l’ensemble du patrimoine documentaire des quatre anciennes entités dont est issu Habitat et Métropole est fonctionnelle depuis maintenant plus d’un an, et les équipes de l’opérateur ont déjà de nombreux autres projets pour poursuivre leur transformation digitale. Parmi ceux-ci, la dématérialisation de la base patrimoine, de la gestion des visites, ou encore la mise en place d’une Gestion Electronique du Courrier. Ces projets seront sans aucun doute facilités par la mise en place de Youdoc qui peut maintenant centraliser en toute sécurité et traçabilité l’ensemble de leur patrimoine documentaire en un lieu unique.

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