Témoignage de Batigère

Batigère adopte la GED du Groupe T2i qui s’intègre directement à son ERP PortalImmo

Non, la GED (pour gestion électronique de documents) n’est pas forcément restrictive et austère. Le réseau d’acteurs dédiés au logement social Batigère a expérimenté une GED intégrée facile d’utilisation et moderne grâce à la solution ECM4.

Le réseau d’acteurs dédiés au logement social Batigère cherchait une solution de GED intégrée à son ERP Portallmmo.

Cette solution devait mettre en place d’un référentiel documentaire unique pour PortaIImmo et un socle logiciel qui couvre les besoins en acquisition, partage, stockage, pour l’ensemble des systèmes d’information et des métiers de Batigère, au-delà de l’usage avec Portallmmo.

Finalement, la solution du Groupe T2i a été adoptée par Batigère. « Les fonctionnalités et le périmètre d’utilisation de la solution du Groupe T2i ainsi que leur partenariat avec notre éditeur Aareon sont des éléments qui ont fortement orienté notre choix », indique Kim Altmeyer, Chef de Projet IT au sein du GIE AMPHITEATRE, qui regroupe l’ensemble des services supports proposés aux structures adhérentes au Réseau Batigère.

Une GED intégrée, facile d’utilisation et moderne

Après une mise en place efficace, facilitée par la réactivité des équipes du Groupe T2i, la solution de GED a pleinement répondu aux attentes de Batigère et permis de revoir certains clichés sur la GED.

D’abord avec la mise en place d’une GED intégrée. Alors que Les GED indépendantes entraînent souvent un alourdissement du temps de stockage et un allongement du temps de recherche, la solution du GroupeT2i s’intègre parfaitement à l’environnement existant.

Les connecteurs disponibles permettent une génération automatique des dossiers associés dans la GED en fonction de l’entité créée en amont dans Portallmmo (locataire, facturation, etc.) Les documents sortants édités depuis Portallmmo sont indexés de manière immédiate en GED dans le dossier correspondant. Ainsi, le patrimoine documentaire est centralisé et accessible dans la GED d’entreprise par l’ensemble des équipes de Batigère.

Ensuite, pas besoin d’être experts en GED pour se servir de la solution du Groupe T2i. La GED du Groupe T2i offre une facilité d’utilisation pour l’utilisateur en proposant deux modes d’accès :

• d’un simple clic pour une restitution et un ajout(s) de document(s) selon le contexte de navigation
• via une interface web moderne offrant une sécurisation par profil d’utilisateur

Egalement, avec la transformation numérique, la gestion des risques de l’organisation demande une fiabilité optimum afin d’éviter toute mauvaise surprise. La dernière version ECM4 permet à Batigère d’étendre le périmètre d’usage de la dématérialisation et d’améliorer les processus existants : mobilité, audit et traçabilité indexation FullText, recherche texte libre… Les nouvelles technologies de l’ECM4 (moteur No SQL, interface intelligente…) assurent la longévité de cette GED, tout en conservant les fondamentaux historique d’intégration, de simplicité d’utilisation et de fiabilité.

2 000 utilisateurs à terme

Cette solution devraient passer de 200 utilisateurs actuellement à 2000 à terme. « L’avantage de la solution est d’être une « vraie » GED d’entreprise transverse aux différents services tout en étant intégrée à notre ERP. Cela nous permet de contrôler l’accès des utilisateurs à un périmètre documentaire précis en fonction de leur rôle au sein de l’entreprise », explique Kim Altmeyer.