Témoignage France Mutualiste

Pouvez-vous nous présenter votre entreprise en quelques mots, votre fonction, ainsi que votre rôle au sein de la société ? 

La France Mutualiste est une mutuelle qui existe depuis 128 ans. Elle propose des assurances-vie et d’épargne et depuis peu des produits d’assurance des biens.

Elle compte 300 000 adhérents faisant de nous le 3^ème bailleur privé à Paris. Elle gère 9 milliard d’euros d’actifs, dont de l’immobilier. Je suis ainsi adjoint du responsable de la Gestion locative de la Direction du Patrimoine Immobilier, qui a la charge de la gestion de 3000 lots d’habitations, bureaux et commerces.

Dans quel contexte avez-vous souhaité initier ce projet ? Quels étaient les enjeux et les bénéfices attendus ?  

Progressivement, nous sommes entrés dans une gestion de plus en plus numérique qui comprenait des baux avec signature numérique, ou des états des lieux sur tablette. Il devenait archaïque et absurde de garder une gestion des documents avec des dossiers papiers. Une chaîne entièrement numérique devenait impérative pour améliorer la gestion au quotidien. De plus, nous sommes amenés à être de plus en plus mobile et l’accès aux dossiers à distance contribue largement à une meilleure efficacité.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Youdoc ?  

Dans les appels d’offre, la solution Youdoc a vite séduit par la simplicité d’utilisation qui reprend les codes d’une recherche internet, avec la fonction Full text par exemple. Pas besoin d’être un « geek » pour s’approprier l’outil. La possibilité de se connecter via différents ERP et l’évolution future de la solution a aussi été un gage sur le long terme, tout comme l’accompagnement par les équipes de T2i qui a contribué à faciliter la mise en place de l’outil.

Y-a-t-il eu un avant et un après Youdoc ? Comment se passe l’utilisation de la solution ? Quels sont les retours des utilisateurs ? 

Tout d’abord, l’accès rapide en direct aux documents a grandement amélioré la qualité de réponse à nos locataires.  Youdoc nous a également permis une meilleure mutualisation des dossiers entre services internes et vers les prestataires, notamment lors de la communication de pièces pour un dossier contentieux avec les avocats et les huissiers. De même, c’’est un excellent moyen pour vérifier rapidement que les dossiers locataires soient à jour et complets.

Nous avons connu une amélioration du travail collaboratif, avec la possibilité par exemple de laisser des annotations directement sur les documents via Youdoc, et dans un environnement de travail en Open space, l’utilisation de la solution est un atout : plus de dossiers qui traînent sur le bureau, renforçant la confidentialité, et la possibilité de partir en réunion sans se charger les bras.

Enfin, au sein de la France Mutualiste, le télétravail a permis d’améliorer le confort des collaborateurs. Le fait d’avoir une gestion de document entièrement numérique a été un argument supplémentaire pour passer au télétravail, et a renforcé l’adhésion des collaborateurs envers Youdoc.

Quelles sont les prochaines étapes de votre transformation digitale ?

La prochaine étape pour nous va être la mise en place d’un système d’océrisation des factures et des attestations d’assurance des locataires*, avec en perspective, la suppression de nombreuses tâches fastidieuses et répétitives.

*Depuis la réalisation du témoignage, le système d’océrisation a été déployé avec succès.

Témoin : Yannick Bellée pour La France Mutualiste
Solution du Groupe T2i utilisée : Youdoc Gestion
ERP en place : ESTIA