Témoignage CCI de Nice

Tout d’abord, pouvez-vous vous présenter en quelques mots et le poste que vous occupez actuellement au sein de la CCI de Nice ?

Je m’appelle Corinne Migliore, je travaille à la Chambre de Commerce de Nice et fais partie de la direction des systèmes d’informations. Je suis également chef de projet études applicatives en charge du domaine finances.

Pour ma part, je m’appelle Andrée Guillemet, je suis responsable fiscale au sein de la direction financière de la Chambre de Commerce et d’Industrie Métropolitaine des Alpes Maritimes.

Madame Migliore, c’est donc vous qui avez pris en charge la mise en place de la solution ; Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur le contexte et les enjeux du projet, et les bénéfices attendus ?

Notre besoin était de rationaliser la conversion des documents tout en supprimant la circulation de l’ensemble des factures fournisseurs dans les nombreux établissements dont nous avons la charge, tels que les ports, les écoles, les centres de formation d’apprentissage et le service général.

Un des principaux enjeux était également de donner à l’ensemble de nos responsables et de nos élus un accès à des documents dématérialisés aussi bien depuis l’intérieur de la Chambre de Commerce que de l’extérieur. Nous avons en effet une obligation de consolidation de compte, et sommes donc tenus de rendre des comptes aux élus, qui sont chargés de vérifier toutes nos dépenses ainsi que nos recettes. Ces élus étant des responsables d’entreprises, il était donc nécessaire de mettre en place cette facilité d’accès.

En dehors de cette facilité d’accès, les bénéfices de cette solution ont été un gain de temps considérable par rapport aux tâches quotidiennes, et la mise en place d’un processus d’achat dématérialisé de bout en bout.

Dans ce cadre, pourquoi avez-vous choisi le Groupe T2i et la solution Youdoc ?

Nous avons choisi le Groupe T2i car il s’agissait de la meilleure réponse à notre cahier des charges en matière de besoins fonctionnels et de coût. D’un autre côté, la démarche de qualité du Groupe et de leurs services, les CV expérimentés et les connaissances dans le métier de la dématérialisation étaient aussi des critères déterminants dans notre prise de décision.

Cette solution nous permettait également de supprimer la circulation des documents et de pouvoir à la fois traiter du document papier, mais aussi des messages contenant des PDF en pièce jointe.

Madame Guillemet, avant d’utiliser Youdoc, comment traitiez-vous ce processus d’acquisition de documents ?

C’est très simple, puisqu’avant Youdoc il n’y avait pas de processus d’acquisition de document ! Nous ne nous servions uniquement des papiers, crayons, photocopies, documents papiers…

Et comment se passe aujourd’hui l’utilisation de Youdoc au sein de la Chambre de Commerce ?

Aujourd’hui Youdoc est vraiment entré dans les habitudes de l’ensemble du personnel. C’est vrai qu’il a été au départ un peu compliqué de faire changer les habitudes, mais à ce jour personne ne reviendrait en arrière, ce fonctionnement est maintenant inscrit dans l’ADN de l’ensemble des intervenants au sein de la direction financière.

L’utilité de la solution a d’ailleurs été démontrée au moment où nous avons été soumis à un contrôle fiscal, impliquant une demande d’audit et des recherches de documents. La rapidité et l’efficacité a été partagée par tout le monde et il s’agit vraiment d’un « plus » apportée par la solution Youdoc.

Enfin, quelles sont les prochaines étapes dans votre processus de dématérialisation ?

A ce jour, Youdoc est la première étape de notre dématérialisation et concerne aujourd’hui les documents financiers. La prochaine étape serait une intégration avec l’ERP Chorus et, sur le plus long terme, dématérialiser l’ensemble des documents de la Chambre de Commerce.

Témoins : Corinne Migliore et Andrée Guillemet : Chambre de Commerce et d’industrie de Métropolitaine des Alpes Maritimes.

Solution du Groupe T2i utilisée : Youdoc

ERP en place : Sage X3