Solution de dématérialisation
des courriers entrants et sortants Workflow Courrier, lecture automatique des courriers,
extraction des données, GEC
- Numérisation & Lecture intelligente des Courriers grâce à l’IA
- Classification automatique par type de Courrier
- Stockage, recherche avancée et génération de réponses automatiques
extraction des données, GEC
- Numérisation & Lecture intelligente des Courriers grâce à l’IA
- Classification automatique par type de Courrier
- Stockage, recherche avancée et génération de réponses automatiques
Chaque jour, une entreprise reçoit et émet des dizaines, parfois des centaines de courriers papier, emails et pièces jointes qu’il faut ouvrir, lire, qualifier, transmettre au bon service, traiter puis archiver. Ce travail, encore largement manuel dans de nombreuses organisations, mobilise du temps de collaborateurs sur des tâches à faible valeur ajoutée et expose à des risques concrets : courrier égaré, retard de traitement, réponse non conforme, perte de traçabilité en cas de contrôle ou de litige. Youdoc transforme cette contrainte en processus automatisé, de la réception du pli jusqu’à son archivage en GED.
Classification automatique de votre Courrier entrant
L'IA de Youdoc reconnait le type de courrier entrant, classe votre courrier
et amorce les processus de gestion associées
Pour aller plus loin que la simple dématérialisation des courriers, ou même la Gestion Électronique des Courriers, Youdoc propose des moteurs d’Intelligence Artificielle pour la classification automatique de votre courrier dématérialisé !
Bien différent de l’IA générative type ChatGpt, l’Intelligence Artificielle de Youdoc intervient pour automatiquement lire votre Courrier, en comprendre le sens, raisonner lorsque cela est nécessaire, le classer en fonction de l’objet ou du service intéressé et amorcer des processus métiers !
Youdoc est capable d’analyser le contenu d’un document, en comprendre le sens et le vérifier, mettre en valeur et extraire les données métiers, quelle que soit la typologie du document. Youdoc apprend les notions métiers et effectue une analyse, de la même manière qu’un humain le ferait.
Découvrez les moteurs IA de lecture et d’interprétation déjà disponible pour Youdoc Analyse et comment ceux-ci vous simplifient la vie et celle de vos collaborateurs !
Concrètement, cette classification automatique permet de supprimer le tri manuel en amont, de réduire le délai entre la réception d’un courrier et sa prise en charge par le bon interlocuteur, et de limiter le risque d’erreur d’aiguillage qui peut coûter cher sur un courrier sensible : résiliation, mise en demeure ou réclamation client.
AUTOMATISEZ la gestion des flux de COURRIER ENTRANTS ET SORTANTS GRÂCE à la DEMATERIALISATION !
Gagnez en productivité, Maitrisez vos données, améliorez votre satisfaction client
Améliorez votre rentabilité en dématérialisant la gestion du courrier et de vos processus métier
Centralisation des courriers, tri, distribution, gestion du suivi et des réponses,… la gestion administrative du courrier papier et électroniques est un travail fastidieux et chronophage au sein de toute organisation. La perte d’informations et de temps peut avoir un impact négatif sur la relation entre votre entreprise et ses clients. Youdoc vous accompagne pour fluidifier et fiabiliser vos échanges de courriers avec les tiers !
AVEC YOUDOC, GAGNEZ EN EFFICACITÉ EN OPTIMISANT LE CONTRÔLE DE VOS FLUX ET L’ARCHIVAGE DE VOTRE COURRIER !
Grâce à la gestion électronique des documents, votre institution améliore le contrôle des workflows liés à la gestion électronique des courriers (GEC courrier) entrants et sortants.
Chaque maillon manuel de cette chaîne est un point de rupture possible : un courrier qui reste en attente entre deux services, une réponse qui n’est jamais envoyée, un délai qui s’allonge sans que personne ne le remarque. L’impact se fait sentir directement sur la relation avec vos clients et fournisseurs.
- Acquisition multi-source et multi-format en masse (papier, email, PDF, scan, document métier,…)
- Qualification et distribution vers les services destinataires grâce notamment à des technologies d’Intelligence Artificielle
- Rédaction et partage de vos courriers sortants
- Supervision et contrôle de vos flux de courriers (circuit de validation)
- Gestion de vos absences et suppléances ainsi que les notifications Email
- Archivage de l’ensemble des pièces en GED pour une vision 360° depuis vos applications de gestion (ERP, application métier, etc).
Disponible en mode Saas ou par abonnement, Youdoc est une solution pour la gestion de vos courriers entrants et sortants modulaire qui s’adapte aux spécificités de votre structure.
DIGITALISEZ LE TRAITEMENT DU COURRIER ENTRANT ET SORTANT
EN 4 ÉTAPES AVEC YOUDOC
Acquisition et analyse du courrier
Acquisition et analyse du courrier
Le courrier est numérisé ou intégré automatiquement quel que soit son canal d'entrée. Un contrôle utilisateur peut être appliqué avant lecture, puis l'IA de Youdoc procède à une lecture automatique du contenu et, si besoin, à un vidéocodage pour les documents les plus complexes.
Processus courriers
Processus courriers
Une fois lu, le courrier est qualifié selon son objet et distribué automatiquement au service ou à la personne concernée. Un circuit de validation garantit qu'aucun courrier sensible ne sort du processus sans avoir été approuvé par la bonne personne.
Stockage et consultation
Stockage et consultation
Chaque pièce est classée de façon structurée et indexée en GED, avec une recherche avancée qui permet de retrouver un courrier en quelques secondes, même plusieurs années après sa réception.
Publication et diffusion
Publication et diffusion
Les documents peuvent être mis à disposition dans un coffre fort numérique ou un extranet, avec un contrôle de la complétude des données avant diffusion, pour garantir un dossier complet et conforme au destinataire.
Contactez-nous
LES AVANTAGES APPORTÉS PAR YOUDOC EN AUTOMATISANT LA GESTION DE VOS FLUX DE COURRIERS
- Gain en productivité : réduction du temps et coût de traitement de vos courriers
- Interface HTML 5 intuitive et orientée utilisateur
- Respect des normes de qualité
- Optimisation du partage des documents dans l’entreprise
- Amélioration du service client et de la relation avec vos fournisseurs
- Maitrise complète de l’ensemble de vos processus de gestion du courrier entrant et sortant
- Processus de traitement du courrier fluide et fiable
- Solution personnalisée et modulable adaptée à votre entreprise
COMMENT GAGNER DU TEMPS EN OPTIMISANT LA GESTION DES FLUX COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS DANS VOTRE ENTREPRISE ?
En choisissant un processus complet pour optimiser la gestion de vos courriers
La gestion et le suivi des courriers (entrants et sortants) sont des enjeux prioritaires au sein de toute entreprise ou organisme. Automatiser la circulation des documents avec vos collaborateurs et vos tiers permet de gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Une solution de gestion des processus métier (BPM – business process management) modulable et intégrée
Avec Youdoc, maîtrisez vos flux de courriers entrants et sortants et bénéficiez d’une vue 360° sur vos documents électroniques.
Grâce à la double expertise d’éditeur-intégrateur de LAINX, les solutions de dématérialisation Youdoc s’intègrent à vos applications métiers. Youdoc est déjà connecté aux principaux logiciels métiers des éditeurs du marché : Aareon France, ACG Synergies, Cassiopae Infor, Médiasoft, Microsoft, Movex, Oracle, Sage, SAP, entre autres.
Concrètement, vos équipes n’ont pas besoin de changer d’outil : un courrier lié à un dossier client ou fournisseur reste accessible directement depuis votre ERP ou votre logiciel métier habituel.
Un accompagnement sur-mesure
Notre démarche commence par une étude détaillée de vos flux documentaires actuels, afin d’identifier les points de friction réels : goulots d’étranglement, courriers à risque, volumétrie par typologie de document. Sur cette base, nous vous proposons une solution calibrée à votre structure, ainsi qu’un accompagnement au déploiement adapté à la taille de vos équipes et à votre niveau de maturité digitale.
Vous avez un projet ? Une demande d’information complémentaire ? Contactez- nous !
Qu'est-ce que la gestion électronique du courrier (GEC) ?
La GEC (Gestion Électronique du Courrier) consiste à dématérialiser et automatiser le traitement des courriers entrants et sortants : acquisition, lecture, classification, distribution vers les bons services, suivi des réponses et archivage. Au-delà de la simple numérisation, Youdoc y ajoute des workflows de validation et l’archivage des pièces en GED, pour une vision 360° du courrier depuis vos applications de gestion.
Comment automatiser le traitement du courrier entrant ?
Youdoc acquiert vos courriers en masse, quels que soient leur source et leur format (papier, e-mail, PDF, scan, document métier), puis l’IA de LAINX en lit le contenu, le qualifie et le distribue automatiquement vers le service destinataire. Les courriers sont ensuite traités dans un circuit de validation, archivés en GED et accessibles depuis votre ERP, ce qui supprime le tri manuel et fiabilise le suivi.
L'IA de LAINX peut-elle classer automatiquement le courrier ?
Oui. L’IA de LAINX lit le courrier, en comprend le sens, raisonne lorsque c’est nécessaire, puis le classe en fonction de son objet ou du service concerné et amorce les processus de gestion associés. Contrairement à une IA générative, elle est spécialisée dans l’interprétation du document métier et apprend vos notions métiers, à la manière d’un agent humain.
Youdoc gère-t-il aussi le courrier sortant ?
Oui. Youdoc couvre l’ensemble du flux, entrant comme sortant : rédaction et partage des courriers sortants, circuit de supervision et de validation, gestion des absences et suppléances, notifications par e-mail. Vous gardez une maîtrise complète et une traçabilité de bout en bout de vos échanges avec vos tiers.
Quelles sont les étapes de traitement du courrier avec Youdoc ?
Le traitement se fait en quatre étapes : acquisition et analyse du courrier (contrôle utilisateur, lecture automatique, vidéocodage) ; processus courrier (qualification, distribution, circuit de validation) ; stockage et consultation (classement structuré, indexation en GED) ; puis publication et diffusion (coffre-fort numérique, complétude des données, extranet).
La gestion du courrier s'intègre-t-elle à mes logiciels métiers ?
Oui. Grâce à la double expertise éditeur-intégrateur de LAINX, Youdoc s’intègre à vos applications métiers et est déjà connecté aux principaux logiciels du marché : Aareon, ACG Synergies, Cassiopae Infor, Médiasoft, Microsoft, Movex, Oracle, Sage, SAP… Vous bénéficiez ainsi d’une vue 360° sur vos courriers directement depuis vos outils de gestion.
Combien de temps faut il pour déployer une solution de gestion du courrier avec Youdoc ?
Le délai de déploiement dépend du volume de courrier traité et du nombre d’applications métiers à connecter. Après l’étude de vos flux, nous vous proposons un calendrier de mise en œuvre adapté à votre structure, généralement organisé en plusieurs phases pour sécuriser la transition depuis vos processus actuels.
Youdoc convient il aux petites structures ou uniquement aux grands comptes ?
Youdoc est disponible en mode SaaS ou par abonnement et se dimensionne selon le volume de courrier à traiter. La solution s’adresse aussi bien à une PME qu’à une organisation traitant plusieurs milliers de courriers par mois.
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