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Pourquoi dématérialiser ses documents ? – Actualités Youdoc

Imaginez-vous être en train de fouiller dans votre local à archives, rechercher dans des cartons et des classeurs à la recherche d’anciens dossiers, documents, devis ou pièces techniques contenant une information importante dont vous avez besoin pour répondre à une demande d’un client.

Trouver un tel renseignement dans un document papier peut être chronophage, frustrant et ne garantit pas que vous accédiez à l’information recherchée. Néanmoins, des solutions existent : la dématérialisation. Lorsque vous numérisez l’ensemble des documents entrants dans votre entreprise et qu’ils sont stockés dans une gestion électronique de document ou GED, cette recherche d’information peut être beaucoup plus simple et efficace.

Mais, qu’est-ce que la dématérialisation de documents?

La numérisation intelligente de documents, également appelée dématérialisation des documents, est simplement définie comme le processus de capture d’une image numérique d’un document papier. Autrement dit, c’est la façon dont vos documents papier sont convertis en images interrogeables électroniquement, ce qui peut grandement vous aider dans la gestion de vos processus métier.

L’ensemble du processus de conversion d’un document physique en format numérique comprend la reconnaissance du document durant la numérisation grâce à un logiciel de RAD (Reconnaissance automatique de documents) mais également la capture des informations écrites sur celui-ci à l’aide d’un logiciel de LAD (Lecture automatique de documents). Ce dernier reconnaît intelligemment les informations et les extraits sous format numériques, ce qui permet la recherche de mots-clés dans un document.

« La numérisation des documents peut améliorer le fonctionnement de votre entreprise et vous faire gagner du temps et de l’argent »

Quels sont les avantages des documents numérisés ?

Intégrer des technologies de dématérialisation au sein de son organisation représente six avantages majeurs pour une entreprise.

La numérisation de documents vous permet d’économiser du temps et de l’argent

Avec un accès facile à tous vos fichiers et documents en un seul clic, vous ou votre personnel n’aurez pas à perdre du temps à chercher dans des archives et des fichiers pour trouver l’information dont vous avez besoin. Vous ne paierez pas de personnel pour une tâche qui pourrait prendre des heures alors qu’elle devrait être terminée en quelques secondes. La dématérialisation des documents permet également d’optimiser des processus chronophages tels que le courrier entrants, le traitement des factures fournisseurs…

La numérisation de documents au service de vos clients

Avec la dématérialisation, vous pouvez numériser chaque partie d’un fichier et l’indexer dans votre système d’information. Cela signifie que si vous avez besoin d’une information spécifique, comme un numéro de facture ou de bon de commande, vous pouvez le trouver instantanément. Ceci est particulièrement utile si vous voulez répondre aux besoins de vos clients le plus rapidement possible.

La dématérialisation réduit l’espace de stockage

En convertissant tous vos documents physiques en versions numériques, vous n’aurez plus besoin de les stocker là où ils sont à portée de main. Ils peuvent être emballés et expédiés vers des sites dédiés sécurisés, libérant de l’espace dans votre bureau pour des tâches plus importantes et réduisant les coûts associés au stockage de documents papier.

La dématérialisation améliore la sécurité

Comme vous n’avez plus besoin de ces documents papier sur place, vous pouvez les conserver dans des installations de stockage dédiées dotées de protocoles de sécurité adaptés. Vous n’avez pas non plus besoin de vous soucier de la sécurité de votre bureau, car tous les fichiers et sauvegardes numériques peuvent être stockées à distance sur des serveurs hautement sécurisés.

La dématérialisation des documents vous permet de partager et de mieux collaborer

Un autre grand avantage de l’utilisation des documents numériques par rapport au papier est le partage de documents. Plusieurs collègues peuvent accéder au même document au besoin, ce qui réduit encore le temps perdu lorsque des dossiers papier doivent être transmis d’un service à un autre.

La dématérialisation vous aide à respecter les règlements de conformité

Enfin, vous pourriez constater que les procédures de conformité dans votre secteur vous obligent à conserver certains documents numériquement, ainsi que physiquement. La mise en place d’une solution de dématérialisation sécurisée et efficace peut maintenant vous faire gagner du temps et des efforts.

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