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La gestion des documents, 1ère escale de la digitalisation RH

 

La pandémie du coronavirus représente la plus importante crise sanitaire que l’humanité a connu à ce jour. Elle dévoile les difficultés de nos systèmes de santé à faire face à une catastrophe d’une telle ampleur et pointe les difficiles choix à faire entre santé des citoyens et santé de nos économies. Au-delà de ces constats, il faut également relever que la période que nous vivons est un formidable accélérateur de digitalisation RH des organisations. Le secteur des Ressources Humaines, historiquement “excentré” et légalement tenu à des procédures documentaires strictes, n’a pas pris le virage de la digitalisation aussi vite que d’autres fonctions dans l’entreprise. Cette crise sanitaire aura eu le mérite de pousser les services RH à transformer leur processus documentaires en un temps record. D’un mode collaboratif basé sur le présentiel, il a fallu repenser la collaboration autour des documents avec des équipes dispatchées sur de multiples sites. Le choix d’outils technologiques efficaces et adaptés est alors un élément essentiel pour conserver le lien humain, essence même du métier de RH !

Aujourd’hui, 33% des DRH annoncent vouloir accélérer la digitalisation au sein de leur entreprise depuis le début de cette crise sanitaire. Une gestion digitale des documents RH de manière globale offre aux services RH et aux collaborateurs des bénéfices importants dans chacune des étapes clés du cycle de vie de l’employé.

Sur le même sujet à voir aussi : [WEBINAR EN REPLAY] – Le service RH: la porte d’entrée idéale pour votre projet GED !

On-Boarding : un embarquement serein pour vos collaborateurs

La Covid-19 a permis de populariser ce que l’on pourrait appeler, à l’instar de nos chères compagnies aériennes, la “HRSpeedBoarding“. Non pas que cette étape clef de la vie du collaborateur soit négligée par sa digitalisation mais elle est, sur le plan documentaire et organisationnel, facilitée et plus directe. Adieu aux formulaires Word ou PDF à remplir par le futur passager et à ressaisir par vos équipes RH, adieu aux contrats papiers rédigés, imprimés, signés, scannés, envoyés et adieu aux règlements d’entreprise déposés sur le bureau du nouvel arrivant. En 2020, télétravail oblige, les services RH ont opté pour des formulaires digitaux remplis online, des documents édités automatiquement et signés électroniquement mais aussi pour des documents RH rendus disponibles à l’employé sur son espace digital personnel.

Travel Mode : un modèle “self-service” à bord de l’entreprise

Les équipes RH sont particulièrement sollicitées par les collaborateurs et managers pour l’élaboration et l’envoi de documents en tout genre. Sur ces aspects, la digitalisation permet aussi de répondre à la distance forcée par le télétravail. En mettant à disposition des employés un espace digital RH personnel, ceux-ci font leur demande directement via l’outil, les RH éditent automatiquement les documents sur la base de modèles et les font signer par les intéressés via un parapheur numérique. Cerise sur le gâteau, les employés peuvent accéder en tout temps à leurs documents et les télécharger aisément sans faire appel à l’équipe RH.

Off-Boarding : un atterrissage clé en main avec la digitalisation RH

Tout comme l’arrivée, le départ du collaborateur dans le contexte actuel est particulièrement simplifié grâce aux outils digitaux. Sur les aspects documentaires, centraliser tous les documents RH sous un seul toit numérique permet aux équipes RH de remettre à l’intéressé les éléments clefs de son dossier (et de respecter aussi le RGPD). De la même manière, en listant le matériel mis à disposition dans l’outil approprié, fini les oublis et les courses pour récupérer clefs, badges, portables… Le départ du collaborateur se passe sans risque d’oubli et de faille de sécurité pour l’équipe RH.

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