Facturation électronique, quels avantages et impacts sur votre organisation ?

Plusieurs stratégies sont mises en œuvre par les entreprises pour réduire leurs coûts d’exploitation et augmenter leur rentabilité. Parmi celles-ci, le système de facturation électronique (flux sortant) est sans doute l’un des processus pouvant offrir un retour sur investissement rapide et important. Il présente de nombreux avantages, même s’il reste soumis à certaines obligations imposées par la loi et devra remplir certaines exigences pour être vraiment efficace.

La facturation électronique offre plusieurs avantages et notamment des économies financières, un gain de temps et de productivité, mais surtout, un processus de facturation simplifié.

Optimisation des coûts d’exploitation

Comme indiqué ci-dessus, un processus de facturation simple optimise les coûts d’exploitation d’une entreprise en réduisant l’utilisation de papier et le coût des expéditions. En moyenne, le coût d’une facture papier fournisseur est d’environ 8 euros, contre 6 euros pour les factures électroniques client qui comprend le service courrier. Ces chiffres donnent un aperçu du gain financier potentiel (environ 2 euros) lié à la dématérialisation.

Productivité et gain de temps

Le dispositif de facturation électronique permet également d’augmenter la productivité. La facture sort du service comptabilité au format numérique, est envoyée automatiquement au client. Cette méthode permet un gain de temps considérable en manipulation courrier et en archivage. Les traitements sont automatisés et le papier est supprimé.

Les avantages clients

Les factures électroniques offrent également de nombreux avantages pour les clients.

Tout d’abord, si l’entreprise met en place un extranet avec solution de paiement, tous les clients peuvent consulter leurs factures électroniques à tout moment (en ligne, via un espace client dédié ou simplement par courrier électronique), effectuer un paiement en ligne et le stocker facilement par archivage électronique.

En terme de facturation, la directive Européenne 2010/45/UE sur la TVA oblige à sécuriser le traitement de la TVA. La facturation électronique est donc un moyen d’être en conformité avec la loi.

Deux solutions sont possibles pour un client :

• Soit la facture est dématérialisée fiscalement via un échange de données informatisées (EDI).
• Soit elle peut être au format PDF signé avec un certificat de niveau de RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Ces deux options permettent de fournir des documents fiscaux réglementaires avec une TVA sécurisée. En revanche, si aucune de ces actions ne sont intégrées, le client doit mettre en place une piste d’audit fiable qui s’accompagne de mesures organisationnelles qui sont coûteuses et chronophages.

Quel impact sur les comportements de paiement ?

Dans l’hexagone, les retards de paiement sont monnaie courante mais varient selon les secteurs d’activités : 16 jours dans l’Industrie, 15 jours dans le Transport et logistique ou bien encore 12 jours dans les CHR… Pour bon nombre d’entreprises, la réduction de ces délais est un enjeu majeur. Peut-on penser que la dématérialisation des factures va modifier les comportements de paiement des services comptables ?

Le traitement des factures fournisseurs n’est clairement pas une priorité pour les entreprises. Et ceci peut engendrer bon nombre de problèmes : retards de traitement, factures perdues, problèmes de conformité, litiges… Avec la facture électronique, les organisations peuvent améliorer l’efficacité de leurs processus, mais également réduire les erreurs et litiges.

L’intégration de la dématérialisation des factures est un processus permettant d’avoir une vision consolidée sur les retards de paiement, mais cette technologie ne pourra se substituer aux comportements des payeurs.

La facturation électronique : que dit la loi ?

Depuis 2008, L’Etat accepte la facturation électronique de ses fournisseurs grâce à la loi de modernisation de l’économie (LME). Depuis 2013, l’utilisation de la facture dématérialisée est inscrite dans le Code Général des Impôts. Depuis 2014, l’Etat oblige l’utilisation d’un portail de facturation afin de favoriser l’envoi des factures sous forme dématérialisée. L’ordonnance n° 2014 indique le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique à destination de l’Etat, des collectivités locales et de leurs établissements publics comme suit :

• Au 1^er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et personnes publiques ;
• Au 1^er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 4999 salariés) ;
• Au 1^er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 249 salariés) ;
• Au 1^er janvier 2020 : pour les microentreprises (moins de 10 salariés).

Ainsi, depuis le 1^er Janvier 2017, les structures publiques sont dans l’obligation de gérer leurs factures par voie électronique. Pour répondre à ces besoins, une solution mutualisée gratuite a été développée : Chorus Pro.

Pour conclure, la facturation électronique améliore le traitement interne du processus de facturation, et représente ainsi un levier important pour optimiser les coûts financiers et la trésorerie des entreprises.