Archivage public : obligations des collectivités et bonnes pratiques

Une délibération, un courrier d’usager, un bon de commande, un courriel envoyé par un agent : dès qu’un document est produit ou reçu par une collectivité dans le cadre de sa mission, c’est une archive publique. Peu importe qu’il soit sur papier ou numérique. L’archivage public n’est donc pas une affaire de cave ou de grenier. Il commence dès qu’un document est créé, et il engage la responsabilité du maire ou du président. Voici les règles à connaître et les bonnes pratiques pour les appliquer au quotidien.

Qu’est‑ce qu’une archive publique ?

Le Code du patrimoine définit les archives comme l’ensemble des documents, y compris les données, produits ou reçus par une organisation dans l’exercice de son activité. Leur date, leur forme et leur support n’entrent pas en compte (article L211‑1).

Elles sont publiques quand elles sont produites dans le cadre d’une mission de service public par l’État, une collectivité territoriale, un établissement public ou un organisme chargé d’une telle mission (article L211‑4).

Ce qu’il faut retenir :

• Le support ne compte pas : un fichier PDF, un courriel ou une donnée dans un logiciel métier est une archive au même titre qu’un registre papier.
• L’ancienneté ne compte pas : un document est une archive publique dès sa création, pas seulement quand il est vieux.
• Les documents administratifs sont tous concernés : tout document administratif au sens du Code des relations entre le public et l’administration est aussi une archive publique.

Les trois âges des archives

La vie d’un document se découpe en trois périodes.

Deux notions organisent le passage d’un âge à l’autre :

• La DUA (durée d’utilité administrative) : la durée pendant laquelle le document doit rester disponible pour la collectivité.
• Le sort final : ce que devient le document à la fin de sa DUA. Il peut être conservé, trié ou éliminé.

Les obligations des collectivités

Une responsabilité de l’exécutif

Le maire ou le président de l’intercommunalité est responsable de la conservation des archives de sa collectivité. Pour une commune, cette conservation est une dépense obligatoire. En cas de changement d’équipe, les archives restent : elles appartiennent à la collectivité, pas aux élus ni aux agents.

Trier selon les référentiels officiels

Pour fixer la DUA et le sort final de chaque type de document, les collectivités s’appuient sur des référentiels nationaux :

• l’instruction de 2009 sur les archives des services communs à toutes les collectivités territoriales ;
• les préconisations de 2014 sur les activités propres aux communes et aux intercommunalités ;
• le référentiel de conservation des documents de marchés publics publié en 2021.

Beaucoup d’Archives départementales les déclinent en tableaux de gestion directement utilisables par les services. C’est l’outil de référence au quotidien.

Aucune élimination sans visa

C’est la règle la plus importante. Une collectivité ne peut détruire aucune archive publique sans le visa préalable du directeur des Archives départementales, qui exerce le contrôle scientifique et technique de l’État. Concrètement :

1. le service établit un bordereau d’élimination listant les documents concernés ;
2. il l’envoie aux Archives départementales ;
3. après visa, la destruction peut avoir lieu par broyage ou incinération ;
4. le bordereau visé est conservé définitivement, car il prouve que l’élimination était régulière.

Le dépôt obligatoire pour les petites communes

Les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer aux Archives départementales leurs documents d’état civil de plus de 120 ans et leurs autres archives définitives de plus de 50 ans, sauf dérogation. Il s’agit d’un dépôt : les documents restent la propriété de la commune.

Des sanctions pénales

Détruire ou détourner des archives publiques sans accord préalable de l’administration des archives est puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (article L214‑3 du Code du patrimoine).

Archivage public et RGPD : qui l’emporte ?

La question revient souvent : le RGPD impose de limiter la durée de conservation des données personnelles, alors faut‑il supprimer les archives qui en contiennent ?

La réponse est non. Le RGPD ne crée pas d’obligation de détruire des archives publiques, et il ne protège pas de la sanction prévue par le Code du patrimoine. Les deux textes se concilient de cette façon :

• Pendant la DUA : les données restent accessibles aux seuls agents qui en ont besoin.
• À la fin de la DUA : le document est éliminé avec visa, ou conservé à titre définitif si le tableau de gestion le prévoit.
• Pour les archives définitives : le RGPD autorise la conservation à des fins archivistiques dans l’intérêt public, avec des garanties sur l’accès.

L’archivage électronique dans le secteur public

Les mêmes règles que pour le papier

Un document numérique suit exactement les mêmes règles : DUA, sort final, visa avant élimination, versement des archives définitives. Supprimer un dossier sur un serveur sans visa est une élimination irrégulière, comme jeter un carton.

Stocker n’est pas archiver

Garder des fichiers sur un serveur ou dans le cloud, c’est du stockage. L’archivage électronique va plus loin : il garantit que le document reste intègre, lisible et traçable pendant toute sa durée de conservation. C’est le rôle du système d’archivage électronique (SAE), qui s’appuie généralement sur la norme NF Z42‑013 et, dans le secteur public, sur le standard d’échange SEDA.

Quatre scénarios possibles

• Un SAE interne, géré par la collectivité elle‑même.
• Un tiers‑archiveur agréé par le Service interministériel des Archives de France, seulement pour les archives courantes et intermédiaires.
• Un SAE mutualisé entre plusieurs collectivités, souvent porté par un syndicat informatique ou un centre de gestion.
• Le dépôt auprès d’un service public d’archives.

Dans tous les cas, l’avis des Archives départementales en amont est vivement conseillé.

Le rôle de la GED dans la chaîne d’archivage

La GED ne remplace pas le SAE, mais c’est elle qui conditionne la qualité de l’archivage. Un document mal classé à sa création sera difficile à trier, à éliminer ou à verser des années plus tard.

Avec une GED comme Youdoc :

• Le plan de classement suit le tableau de gestion : chaque type de document est rattaché à sa catégorie dès son arrivée.
• Les métadonnées sont posées à la source : l’IA de LAINX reconnaît le type de document et en extrait les informations utiles (date, service, objet). Les agents n’ont plus à les saisir.
• Chaque action est tracée : consultations, modifications et validations sont enregistrées dans un historique.
• Les éliminations et les versements sont plus simples à préparer : les documents arrivés en fin de DUA se repèrent facilement par recherche.

Pour en savoir plus sur la gestion documentaire dans les collectivités : GED secteur public.

Mettre en place une politique d’archivage en 5 étapes

1. Faire le récolement : recenser les archives existantes, papier et numériques, service par service.
2. Adopter un tableau de gestion : partir de celui des Archives départementales et l’adapter à l’organisation de la collectivité.
3. Désigner un référent archives : un agent identifié qui coordonne les tris, les éliminations et les versements.
4. Travailler avec les Archives départementales : elles conseillent, valident les éliminations et accompagnent les projets d’archivage électronique.
5. Éliminer régulièrement : un rythme annuel évite l’accumulation et libère de la place, sur les étagères comme sur les serveurs.